Stilvoll texten: Beeindrucken Sie mit Ihrer Geschäftskorrespondenz

Die Art, wie Sie Ihre Geschäftskorrespondenz erledigen, ist zugleich prägend für das Image Ihres Aufgabenbereichs als SekretärIn oder AssistentIn. Gute Briefe zu verfassen ist also ein wichtiger Erfolgsfaktor Ihres Berufslebens. Deshalb lohnt es sich, ab und zu aus der Routine auszubrechen und mit neuen Augen zu sehen, was und wie man schreibt. Sie engagieren sich dabei nicht nur für Ihren Arbeitgeber, sondern auch für Ihre eigene Karriere, denn nicht zuletzt an Ihrer Briefkultur werden Sie gemessen.

Sie wissen es aus eigener Erfahrung: Bei einem Brief lässt sich schon auf den ersten Blick erkennen, ob jemand individuell angesprochen oder lieblos „abgefertigt“ wird. Ein Brief, der positive Emotionen auszulösen vermag, signalisiert Verständnis und Entgegenkommen. Mit staubtrockenen und geschäftsmäßigen Texten lässt sich das nicht erreichen. Gefordert ist heute ein moderner, persönlicher, frischer Stil, der die Schreiberin sofort sympathisch macht.

Zu beachten ist dabei auch, dass viele Schreiben von weiteren Personen gelesen und archiviert werden können. Ihre schriftliche „Visitenkarte“ sollte deshalb so optimal wie möglich formuliert sein. Worauf es beim motivierenden Schreiben im Einzelnen ankommt, erfahren Sie hier. Diese kleine Abhandlung soll Sie ermuntern, auch diesem Teil Ihrer Tätigkeit besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Moderne Briefkultur

Der schöpferische Prozess

Der deutsche Sprachguru Wolf Schneider hat einmal gesagt: „Einer muss sich plagen – der Schreiber oder der Leser.“ Ganz klar, dass es bei Ihrer Korrespondenz allein Ihre Aufgabe ist, die Leserinnen und Leser Ihrer Briefe mit einem kreativen Stil zu beeindrucken. Das sieht ein wenig nach Mühsal aus, doch nur auf den ersten Blick. Es kann durchaus Spaß machen, muntere und liebenswürdige Briefe zu schreiben, die gerne gelesen werden und ein entsprechendes Feedback auslösen.

Es gibt hauptsächlich zwei Vorgehensweisen beim Schreiben:

• In einem rationalen Denkprozess überlegen Sie sich erst den gesamten Text, bevor Sie anfangen.
• In einem intuitiven Denkprozess entwickeln Sie den Text während des Schreibens.

Sie haben bestimmt schon herausgefunden, was Ihnen mehr liegt. Beide Methoden führen zum Ziel. Schreiben ist schließlich ein schöpferischer Prozess, der kein starres Korsett verträgt. Sie sollen sich dabei wohl fühlen und nicht verbiegen. Natürlich müssen Sie in jedem Fall zu Beginn wissen, was Sie aussagen und erreichen wollen, im gegebenen Fall auch, was die Empfängerin oder der Empfänger jetzt tun soll.

Zeitgemäß formulieren

Standardbriefe lassen sich nicht immer vermeiden, aber ansonsten sollte jedes Schreiben ein Unikat sein. Die meisten Geschäftsbriefe erfordern eine persönliche Ansprache, beispielsweise wenn Anfragen an Sie gerichtet werden, Sie ein Problem aufgreifen sollen oder Sie einen Sponsor für eine Veranstaltung gewinnen wollen. Dabei kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf eine „aufgeräumte“ Optik und den sprachlichen Stil an. Gegenüber dem veralteten Amtsdeutsch hat sich da einiges verändert. Prüfen Sie deshalb Ihre Schreiben, ob nicht doch noch antiquierte Formulierungen hängen geblieben sind.

Vermeiden Sie beispielsweise, so oft es geht, Substantivierungen. Das sind Hauptwörter mit den Endungen -ung, -heit, -keit, die noch oft gehäuft anzutreffen sind. Verwandeln Sie solche überflüssigen Wortungetüme wie „Erstellung“, „In Erwägung ziehen“, „zur Dankbarkeit verpflichtet“ in schlichte Verben: „erstellen“, „erwägen“, „danken“. Das wirkt wesentlich ungekünstelter.

Streuen Sie ab und zu Adjektive ein. Mit diesen kleinen Ausschmückungen bringen Sie mehr Farbe und Abwechslung in Ihren Text.

Liebenswürdigkeit bedeutet jedoch nicht, um den „heißen Brei“ herumzureden. Zeit ist kostbar, die Leserinnen und Leser erwarten klare, knappe, verständliche Aussagen. Sagen Sie direkt, was Sie wollen.

Sehr beliebt sind auch Füllwörter, die aber leider den Lesefluss stören. Dazu gehören „eigentlich“, „nun“, „sozusagen“, „nämlich“, „gewissermaßen“, „relativ“, „absolut“, „diesbezüglich“. Auch Abkürzungen wirken unschön: z.B., ggf., u.U., o. g., evtl. − Schreiben Sie diese Wörter aus, auch wenn dies mehr Arbeit macht. Das abgekürzte MfG (Mit freundlichen Grüßen) gilt im Übrigen als äußerst unhöflich. So viel Zeit muss sein, um diese Schlussformel auszuschreiben.

Selbsterkenntnis und Einstellung

Mit psychologischem Einfühlungsvermögen erreichen Sie Ihre Ziele schneller und besser. Selbsterkenntnis ist der Schlüssel. Beobachten Sie, wie die Briefe anderer auf Sie wirken. Welche Formulierungen lösen bei Ihnen Kritik, Frechheit, Wut oder ein Befehlston aus, bei welchen wird Ihnen richtig warm ums Herz? So erkennen Sie für Ihre eigene Korrespondenz, was abstößt und verärgert oder was Sympathie signalisiert. Bleiben Sie selbst möglichst immer positiv und verständnisvoll, auch wenn jemand frech wird oder ungehemmt wettert. Damit sind Sie immer auf der sicheren Seite und der Unmut der anderen ist schnell verraucht.

Stellen Sie sich grundsätzlich auf Wohlwollen, Verständnis, Hilfsbereitschaft und Höflichkeit ein. Fragen Sie sich: Was erwartet mein Gegenüber, wie kann ich eine persönliche Beziehung aufbauen, wie ihm helfen, seine Ziele zu erreichen? Jeder möchte ja nicht nur in seiner Funktion, sondern auch als Mensch wahrgenommen werden. Versagen Sie deshalb niemandem die Achtung und den Respekt, wie Sie es für sich selbst beanspruchen. Dann wird man immer gern mit Ihnen zusammenarbeiten.

Ein positiver Einstieg beeinflusst sofort das Gefühlsklima. Beginnen Sie, wo immer möglich, mit Dank oder Freude. Das muss sich natürlich auf etwas Konkretes beziehen.

Auch wenn abgedroschene Phrasen noch immer an Briefanfängen auftauchen: Sie sind für eine moderne Geschäftskorrespondenz nicht mehr akzeptabel.

Negativbeispiele:

• „Wir bestätigen Ihnen den Eingang Ihres Schreibens vom…“
• „Bezug nehmend auf…“
• „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“
• „Beiliegend erhalten Sie…“
• „In Beantwortung Ihres o. g. Schreibens…“

Weg damit! Auch der Schlussabsatz darf freundlich klingen, Dank und Freude ausdrücken. Er ist auch die richtige Stelle für den Hinweis, was die Empfängerin oder der Empfänger Ihres Schreibens tun soll.

Sollte Ihnen einmal ein Fehler unterlaufen, dann gestehen Sie den „Einzelfall“ ein und entschuldigen sich für das Versehen. Ein versöhnlicher Schluss nimmt dem Vorfall die Brisanz.

Korrekter Anfang – kreativer Schluss

Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Text so gut wie möglich zu gestalten und zu formulieren. Fangen Sie gleich gut an:

• Interesse wecken mit einer aussagekräftigen Betreffzeile
• Den Empfänger oder die Empfängerin des Briefes mit Namen ansprechen, wenn Sie diesen kennen
• Professionelle Anrede: „Sehr geehrte Frau Maus“ oder, sofern die Namen nicht bekannt sind: „Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren“
• Titel voranstellen: „Dr.“ (abgekürzt), aber „Professor“, „Professorin“ (ausgeschrieben)
• Bei Amtsträgerinnen natürlich die weibliche Form verwenden. Bei einer gewählten Amtsperson reicht: „Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin“ – ohne Namen

Sie können bei den Anreden variieren, je nach Bekanntheitsgrad.

Die gängigsten Beispiele sind:

• Sehr geehrter Herr Dr. Lustig
• Sehr geehrte, liebe Frau Schneider
• Guten Tag, Herr Baumeister
• Liebe Frau Süßkind
• Lieber Manfred Weingärtner
• Hallo, Frau Hofter (das könnte auf manche jedoch zu kumpelhaft wirken)
• Grüß Gott, Herr Joseph (eher nur in Bayern)

Auch die Schlussformel des Briefes sollte kreativ und individuell sein. Spielen Sie mit Ihrer Fantasie und variieren Sie den Gruß immer wieder, damit Ihr Schreiben nicht gleichförmig wirkt.

Übrigens:

Das voran gestellte „Mit“ bei den freundlichen Grüßen wird heute weggelassen. Auch Allerweltsformulierungen wie „In der Hoffnung auf … verbleiben wir“ oder „Wir hoffen, Ihnen mit dieser Information gedient zu haben“ sind von vorgestern. Seien Sie überzeugt statt zu hoffen!

Vermeiden Sie auch die Floskel „Falls Sie noch Fragen haben, stehen wir jederzeit zur Verfügung.“ Schließlich ist es selbstverständlich, dass Sie auskunftsfreudig sind.

Bessere Lösungen:

• „Fragen beantwortet Ihnen gern unsere Sachbearbeiterin Frau Tischbein.“
• „Wir sind gerne für Sie da.“
• „Bei offenen Fragen rufen Sie uns bitte an. Wir beraten Sie gerne.“
• „Sie haben noch eine Frage? Bitte rufen Sie uns einfach an.“

Darauf kommt es bei der Unterschrift an:

• Sie muss lesbar sein
• Ein Schreibgerät mit blauer Farbe hebt die Unterschrift vom Text ab
• Füllfederhalter und Filzstift wirken edler als Kuli
• Den Vornamen auszuschreiben wirkt persönlicher und beugt Missverständnissen vor (Frau oder Mann?)
• „Nach Diktat verreist“ ist nicht stilvoll. Unterschreibt stellvertretend die Sekretärin, setzt sie handschriftlich ein „i.A.“ (im Auftrag) vor ihren Namen
• Ein Postscriptum, also einen Nachtrag, kürzen Sie korrekt mit „PS:“ ab

Versenden Sie ein Schriftstück mit einem Kurzbrief, Kreuzchenbrief oder nur einer Visitenkarte, lockern Sie diese unpersönliche Form mit einem handschriftlichen „Herzlichen Gruß“ oder „Vielen Dank für die Bearbeitung“ auf. „Ohne Worte“ sollten Sie nichts verschicken.

Weitere Tipps:

• Wortwiederholungen und Hilfsverben (ist, sind, werden) möglichst vermeiden
• Keine umständlichen Formulierungen
• Aktiv klingt oft besser als Passiv: statt „Sie wurden von uns angeschrieben“ besser „Wir haben Sie angeschrieben“
• Sparsam mit Fremdwörtern und Fachausdrücken umgehen
• Unschöne Wörter vermeiden wie: beinhalten, erfolgen, schlussendlich, letzterer, bräuchte. Auch das klingt nicht gut: „Wir wiederholen nochmals“ und „Wie gesagt“
• Groß- und Kleinschreibung ist korrekt und leichter lesbar als durchgehende Kleinschreibung
• Nicht zwei Sätze hintereinander mit dem gleichen Wort beginnen
• Zwei gleiche Wörter sollten nicht aufeinander folgen: „Der Sponsor, der der Fraueninitiative 2.000 Euro zukommen ließ…“

Um Wortwiederholungen zu vermeiden, benutzen Sie ein Wörterbuch der Synonyme, also der sachverwandten Wörter. Das erleichtert die Arbeit.

Dieser Artikel stammt aus dem "Rechtshandbuch für Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte" und ist ausschließlich online verfügbar.

Susanne Helbach-Grosser und Jutta Hofmann: Tätigkeitsfelder von Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten
In: Rechtshandbuch für Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte.