18.01.2013 — Susanne Helbach-Grosser und Jutta Hofmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Die Art, wie Sie Ihre Geschäftskorrespondenz erledigen, ist zugleich prägend für das Image Ihres Aufgabenbereichs als SekretärIn oder AssistentIn. Gute Briefe zu verfassen ist also ein wichtiger Erfolgsfaktor Ihres Berufslebens. Deshalb lohnt es sich, ab und zu aus der Routine auszubrechen und mit neuen Augen zu sehen, was und wie man schreibt. Sie engagieren sich dabei nicht nur für Ihren Arbeitgeber, sondern auch für Ihre eigene Karriere, denn nicht zuletzt an Ihrer Briefkultur werden Sie gemessen.
Sie wissen es aus eigener Erfahrung: Bei einem Brief lässt sich schon auf den ersten Blick erkennen, ob jemand individuell angesprochen oder lieblos „abgefertigt“ wird. Ein Brief, der positive Emotionen auszulösen vermag, signalisiert Verständnis und Entgegenkommen. Mit staubtrockenen und geschäftsmäßigen Texten lässt sich das nicht erreichen. Gefordert ist heute ein moderner, persönlicher, frischer Stil, der die Schreiberin sofort sympathisch macht.
Zu beachten ist dabei auch, dass viele Schreiben von weiteren Personen gelesen und archiviert werden können. Ihre schriftliche „Visitenkarte“ sollte deshalb so optimal wie möglich formuliert sein. Worauf es beim motivierenden Schreiben im Einzelnen ankommt, erfahren Sie hier. Diese kleine Abhandlung soll Sie ermuntern, auch diesem Teil Ihrer Tätigkeit besondere Aufmerksamkeit zu schenken.
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Der schöpferische Prozess
Der deutsche Sprachguru Wolf Schneider hat einmal gesagt: „Einer muss sich plagen – der Schreiber oder der Leser.“ Ganz klar, dass es bei Ihrer Korrespondenz allein Ihre Aufgabe ist, die Leserinnen und Leser Ihrer Briefe mit einem kreativen Stil zu beeindrucken. Das sieht ein wenig nach Mühsal aus, doch nur auf den ersten Blick. Es kann durchaus Spaß machen, muntere und liebenswürdige Briefe zu schreiben, die gerne gelesen werden und ein entsprechendes Feedback auslösen.
Es gibt hauptsächlich zwei Vorgehensweisen beim Schreiben:
Sie haben bestimmt schon herausgefunden, was Ihnen mehr liegt. Beide Methoden führen zum Ziel. Schreiben ist schließlich ein schöpferischer Prozess, der kein starres Korsett verträgt. Sie sollen sich dabei wohl fühlen und nicht verbiegen. Natürlich müssen Sie in jedem Fall zu Beginn wissen, was Sie aussagen und erreichen wollen, im gegebenen Fall auch, was die Empfängerin oder der Empfänger jetzt tun soll.
Standardbriefe lassen sich nicht immer vermeiden, aber ansonsten sollte jedes Schreiben ein Unikat sein. Die meisten Geschäftsbriefe erfordern eine persönliche Ansprache, beispielsweise wenn Anfragen an Sie gerichtet werden, Sie ein Problem aufgreifen sollen oder Sie einen Sponsor für eine Veranstaltung gewinnen wollen. Dabei kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf eine „aufgeräumte“ Optik und den sprachlichen Stil an. Gegenüber dem veralteten Amtsdeutsch hat sich da einiges verändert. Prüfen Sie deshalb Ihre Schreiben, ob nicht doch noch antiquierte Formulierungen hängen geblieben sind.
Vermeiden Sie beispielsweise, so oft es geht, Substantivierungen. Das sind Hauptwörter mit den Endungen -ung, -heit, -keit, die noch oft gehäuft anzutreffen sind. Verwandeln Sie solche überflüssigen Wortungetüme wie „Erstellung“, „In Erwägung ziehen“, „zur Dankbarkeit verpflichtet“ in schlichte Verben: „erstellen“, „erwägen“, „danken“. Das wirkt wesentlich ungekünstelter.
Beispiele:
Streuen Sie ab und zu Adjektive ein. Mit diesen kleinen Ausschmückungen bringen Sie mehr Farbe und Abwechslung in Ihren Text.
Beispiele:
Liebenswürdigkeit bedeutet jedoch nicht, um den „heißen Brei“ herumzureden. Zeit ist kostbar, die Leserinnen und Leser erwarten klare, knappe, verständliche Aussagen. Sagen Sie direkt, was Sie wollen.
Beispiele:
Sehr beliebt sind auch Füllwörter, die aber leider den Lesefluss stören. Dazu gehören „eigentlich“, „nun“, „sozusagen“, „nämlich“, „gewissermaßen“, „relativ“, „absolut“, „diesbezüglich“. Auch Abkürzungen wirken unschön: z.B., ggf., u.U., o. g., evtl. − Schreiben Sie diese Wörter aus, auch wenn dies mehr Arbeit macht. Das abgekürzte MfG (Mit freundlichen Grüßen) gilt im Übrigen als äußerst unhöflich. So viel Zeit muss sein, um diese Schlussformel auszuschreiben.
Selbsterkenntnis und Einstellung
Mit psychologischem Einfühlungsvermögen erreichen Sie Ihre Ziele schneller und besser. Selbsterkenntnis ist der Schlüssel. Beobachten Sie, wie die Briefe anderer auf Sie wirken. Welche Formulierungen lösen bei Ihnen Kritik, Frechheit, Wut oder ein Befehlston aus, bei welchen wird Ihnen richtig warm ums Herz? So erkennen Sie für Ihre eigene Korrespondenz, was abstößt und verärgert oder was Sympathie signalisiert. Bleiben Sie selbst möglichst immer positiv und verständnisvoll, auch wenn jemand frech wird oder ungehemmt wettert. Damit sind Sie immer auf der sicheren Seite und der Unmut der anderen ist schnell verraucht.
Stellen Sie sich grundsätzlich auf Wohlwollen, Verständnis, Hilfsbereitschaft und Höflichkeit ein. Fragen Sie sich: Was erwartet mein Gegenüber, wie kann ich eine persönliche Beziehung aufbauen, wie ihm helfen, seine Ziele zu erreichen? Jeder möchte ja nicht nur in seiner Funktion, sondern auch als Mensch wahrgenommen werden. Versagen Sie deshalb niemandem die Achtung und den Respekt, wie Sie es für sich selbst beanspruchen. Dann wird man immer gern mit Ihnen zusammenarbeiten.
Ein positiver Einstieg beeinflusst sofort das Gefühlsklima. Beginnen Sie, wo immer möglich, mit Dank oder Freude. Das muss sich natürlich auf etwas Konkretes beziehen.
Beispiele:
Auch wenn abgedroschene Phrasen noch immer an Briefanfängen auftauchen: Sie sind für eine moderne Geschäftskorrespondenz nicht mehr akzeptabel.
Negativbeispiele:
Weg damit! Auch der Schlussabsatz darf freundlich klingen, Dank und Freude ausdrücken. Er ist auch die richtige Stelle für den Hinweis, was die Empfängerin oder der Empfänger Ihres Schreibens tun soll.
Beispiele:
Sollte Ihnen einmal ein Fehler unterlaufen, dann gestehen Sie den „Einzelfall“ ein und entschuldigen sich für das Versehen. Ein versöhnlicher Schluss nimmt dem Vorfall die Brisanz.
Beispiele:
Korrekter Anfang – kreativer Schluss
Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Text so gut wie möglich zu gestalten und zu formulieren. Fangen Sie gleich gut an:
Sie können bei den Anreden variieren, je nach Bekanntheitsgrad.
Die gängigsten Beispiele sind:
Auch die Schlussformel des Briefes sollte kreativ und individuell sein. Spielen Sie mit Ihrer Fantasie und variieren Sie den Gruß immer wieder, damit Ihr Schreiben nicht gleichförmig wirkt.
Beispiele:
Übrigens:
Das voran gestellte „Mit“ bei den freundlichen Grüßen wird heute weggelassen. Auch Allerweltsformulierungen wie „In der Hoffnung auf … verbleiben wir“ oder „Wir hoffen, Ihnen mit dieser Information gedient zu haben“ sind von vorgestern. Seien Sie überzeugt statt zu hoffen!
Vermeiden Sie auch die Floskel „Falls Sie noch Fragen haben, stehen wir jederzeit zur Verfügung.“ Schließlich ist es selbstverständlich, dass Sie auskunftsfreudig sind.
Bessere Lösungen:
Darauf kommt es bei der Unterschrift an:
Versenden Sie ein Schriftstück mit einem Kurzbrief, Kreuzchenbrief oder nur einer Visitenkarte, lockern Sie diese unpersönliche Form mit einem handschriftlichen „Herzlichen Gruß“ oder „Vielen Dank für die Bearbeitung“ auf. „Ohne Worte“ sollten Sie nichts verschicken.
Weitere Tipps:
Um Wortwiederholungen zu vermeiden, benutzen Sie ein Wörterbuch der Synonyme, also der sachverwandten Wörter. Das erleichtert die Arbeit.
Dieser Artikel stammt aus dem "Rechtshandbuch für Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte" und ist ausschließlich online verfügbar.
Susanne Helbach-Grosser und Jutta Hofmann: Tätigkeitsfelder von Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten
In: Rechtshandbuch für Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte.