Wer schreibt, bleibt

"Wer führt heute Protokoll?" Diese Frage führt viele Mitarbeiter dazu, sehr genau auf ihre Schuhe zu schauen und zu überlegen, was es abends wohl zu Essen gibt. Viele Kollegen mögen die Protokollierung einfach nicht. Deshalb bleibt sie häufig an der Assistenz "hängen". Dabei kann es so einfach sein. Mir ist es ein wichtiges Anliegen, Ihnen die Angst zu nehmen und Ihnen Mut zu machen. Die wichtigsten Punkte habe ich gerne für Sie zusammen getragen, damit 2014 Ihr erfolgreiches Jahres wird.

Vielleicht gerade wegen der Protokollierung?

1. Klären Sie, welches Protokoll gewünscht ist. Ansonsten schreiben Sie vielleicht viel mit, obwohl Stichpunkte gereicht hätten. Oder Sie schreiben nur Stichworte mit, und dann wird ein ausformuliertes Verlaufsprotokoll gefordert.
2. Suchen Sie sich Ihren Platz so, dass Sie alle Teilnehmer sehen und Blickkontakt mit dem Sitzungsleiter halten können.
3. Lesen Sie in jedem Fall das Protokoll der letzten Sitzung, damit Sie wissen, um was es geht. Hinterfragen Sie Ihnen unbekannte Worte und Fachausdrücke, dann können Sie leichter mitschreiben.
4. Überlegen Sie sich für die Wörter, die häufig vorkommen, sinnvolle Abkürzungen.
5. Kennen Sie alle Sitzungsteilnehmer mit Namen? Ein Sitzplan hilft.
6. Bereiten Sie Ihre Schreibutensilien vor. Mindestens 2 Stifte (am besten Bleistifte), farbige Stifte zum Markieren, Radiergummi, Spitzer, genügend Papier (am besten eine Kladde).
7. Wenn Sie mit dem Laptop mitschreiben, machen Sie sich am besten eine Vorlage, mit der Sie gut zurecht kommen. Dann ist Ihr Protokoll im Handumdrehen fertig.
8. Klären Sie direkt nach der Sitzung offene Fragen.
9. Fordern Sie die Zeit ein, die Sie für das Schreiben des Protokolls benötigen.
10. Versenden Sie Ihr Protokoll bei wöchentlich stattfindenden Sitzungen spätestens nach 2 Tagen, bei Quartalssitzungen spätestens nach einer Woche und bei Jahressitzungen innerhalb von 4 Wochen.

Machen Sie sich bewusst, wie wichtig die Protokollführung – also Ihr Job – für das Unternehmen ist. Denken Sie daran: Wer schreibt, bleibt.

Ich wünsche Ihnen viel Freude bei Ihrer nächsten Sitzung und freue mich, wenn wir uns in einem der nächsten Seminare sehen.

Herzliche Grüße und ein protokollfreudiges Jahr wünscht Ihnen

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin: 20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln. Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.