Wie Sie einen Gast in Ihrem Unternehmen am besten in Empfang nehmen können, erfahren Sie in diesem Auszug aus der Fachbroschüre "Erfolg durch souveränes Auftreten".
Multiplikatoren, die Ihre Gewandtheit und Freundlichkeit bewundern, können Sie gar nicht genug haben. Nehmen Sie deshalb jeden Menschen, dem Sie begegnen, ernst und behandeln Sie ihn mit größtem Respekt. Das gilt auch für offizielle Gäste in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Institution, die Sie zu betreuen haben. Plötzlich werden Sie vor die Situation gestellt, sich um wildfremde Menschen kümmern zu müssen. Wie verhalten Sie sich in diesem Fall als Frau? Ganz klar, Besucherinnen und Besucher sollen sich in Ihrem beruflichen Umfeld wohl fühlen. Das ist oberstes Gebot. Hier sind Sie Gastgeberin. Ein geglückter Anfang bereitet ein gutes Klima für Besprechungen oder Verhandlungen vor. Allein schon der Weg des Gastes vom Empfang zum Zielort im Hause vermittelt ihm einen ersten Eindruck von Ihrer Firma oder Behörde – positiv oder negativ.
Spielen wir die Szene einmal durch:
Ihr männlicher Gast, Herr Hühnerbein, wartet am Empfang, um abgeholt und zu seinem Zielort begleitet zu werden. Ein Ehrengeleit ist fällig. Was tun Sie?
- Sie stellen sich vor (mit Vor- und Zuname und eventuell Ihrer Funktion).
- Sie geben ihm lächelnd die Hand, begrüßen ihn herzlich mit seinem Namen und erkundigen sich nach seinem Befinden, der Fahrt.
- Sie sagen ihm, was Sie jetzt tun. Beispielsweise: „Ich führe Sie in unser Besprechungszimmer"
- Nun gehen Sie los, Seite an Seite. Lassen Sie Ihren Gast rechts von Ihnen gehen. Es sei denn, er ist ein geübter Kavalier und wechselt nach links, um Ihnen die „Ehrenseite“ zu geben.
- Auf dem Weg zum Zielort im Unternehmen plaudern Sie mit Ihrem Gast über unverfängliche Themen.
- In einem schmalen Gang und auf der Treppe gehen Sie als Gastgeberin vor. Sie sagen: „Am besten gehe ich vor.“ oder „Darf ich vorausgehen?“ oder „Ich bahne Ihnen den Weg.“
- Jetzt kommt eine Tür. Sie öffnen die Tür, der Gast geht zuerst durch.
- Auch beim Fahrstuhl hat Ihr Gast jeweils den Vortritt. Sind noch andere Leute im Fahrstuhl, grüßen Sie beim Hinein- und Hinausgehen.
- Am Zielort angekommen, bitten Sie Herrn Hühnerbein, den Mantel abzulegen. Sie reichen ihm einen Kleiderbügel. Ist der Gast eine Frau, hängen Sie selbst den Mantel auf den Bügel. In beiden Fällen helfen Sie beim Ausziehen des Mantels nicht, sofern der Gast nicht gebrechlich ist.
- Hat Ihr Gast einen Schirm dabei, zeigen Sie ihm den Schirmständer.
- Bitten Sie den Gast, Platz zu nehmen, und versorgen Sie ihn mit guter Lektüre, falls er warten muss.
- Wenn es in dieser Besuchsphase üblich ist, bieten Sie dem Gast konkret ein Getränk an (Mineralwasser, Saft, Kaffee, Tee), damit er weiß, was es gibt.
- Bestellt der Gast Kaffee oder Tee, schenken Sie ihm die erste Tasse ein. „Bitte bedienen Sie sich, hier sind Milch und Zucker.“
- Muss der Gast länger auf einen anderen Gesprächspartner warten, geben Sie ihm einen Zwischenbescheid (Begründung) und entschuldigen sich für die Verzögerung.
Sie können sicher sein: Herr Hühnerbein wird Sie in allerbester Erinnerung behalten.
Quelle: Susanne Helbach-Grosser / Jutta Hofmann, Auszug aus der Fach-Broschüre "Erfolg durch souveränes Auftreten"
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