Mit gutem Schwung in den Frühling!

Tun Sie am liebsten alles selbst? Wollen Sie die meisten Ihrer Aufgaben mehr als 100%ig erledigen? Fällt es Ihnen schwer, NEIN zu sagen, wenn andere Sie um etwas bitten? Dann wimmelt es bei Ihnen von Zeitdieben, derer Sie sich ganz leicht entledigen können.

Das erwartet Sie dazu in dieser Ausgabe:

• Delegieren anstelle von Selbsttun
• Der Weg "Raus aus der Perfektionismus-Falle"
• NEIN sagen und sich somit Respekt bei anderen verschaffen

Delegieren Sie Aufgaben!

Stellen Sie sich vor der Erledigung Ihrer Aufgaben am besten folgende Frage:

Muss ich die Aufgabe wirklich selber erledigen oder kann sie stattdessen - und häufig viel besser - von einem Kollegen, Mitarbeiter, Praktikanten, Auszubildenden, Familienmitglied etc. ausgeführt werden?

Der Vorteil, wenn Sie sich entschließen, Aufgaben abzugeben:

• Sie gewinnen Zeit!
• Die anderen erhalten motivierende und herausfordernde Aufgaben.

Und so geht` s:
Bevor Sie Aufgaben delegieren, ist es hilfreich sich kurz vorzubereiten:

1. Welche Aufgabe soll erledigt werden? (Inhalt)
2. Wer soll die Aufgabe erledigen? (Person, die der Aufgabe gewachsen ist)
3. Warum soll er / sie die Aufgabe erledigen? (Motivation / Ziel)
4. Wie soll er / sie die Aufgabe erledigen? (Umfang, Details)
5. Wann soll die Aufgabe erledigt sein? (Termin)

6. Wie hat es geklappt? (Nachkontrolle)

Kleiner Tipp: Manchmal motiviert zur Erledigung einer Aufgabe zusätzlich eine kleine Belohnung.

Raus aus der Perfektionismus-Falle!

Gehören Sie zu denen, die ...

• sehr akkurat arbeiten?
• Fehler eher unverzeihlich finden?
• Ihre Arbeitsergebnisse sehr häufig kontrollieren?
• länger als geplant für die Erledigung der Tätigkeiten brauchen?
• oft zu früh in Termine gehen, zu Freunden kommen?
• übertrieben Ordnung (auf dem Schreibtisch) halten?
• Aufgaben erledigen, für die Sie nicht verantwortlich sind?

Unsere Tipps:

• Lesen sie E-Mails, Präsentationen, Dokumente etc. nur einmal Korrektur
• Lassen Sie erledigte Aufgaben erledigt
• Klären Sie im Team, mit Kollegen, mit Ihrer Führungskraft, mit Ihrer Familie, wofür Sie Verantwortung übernehmen und wofür nicht
• Gehen Sie zeitnah in Termine und nicht schon 15 Minuten früher
• Setzen Sie Ihre Zeit für die wesentlichen und wichtigen Dinge ein
• Planen Sie fürs Aufräumen ggf. feste Termine ein.

Üben Sie sich im NEIN sagen!

NEIN sagen bedeutet, respektvoll mit sich umzugehen und sich Respekt bei anderen zu verschaffen. Nietzsche empfahl: „Die Formel meines Glücks ist: Mal ein Ja, mal ein Nein, eine ganz gerade Linie, ein klares Ziel.“ So einfach ist es meistens nicht, den es gibt in der Regel viele Gründe, doch wieder JA zu sagen:

• Der Wunsch anderen zu helfen führt dazu, eigene Verpflichtungen zu verschieben oder gar zu vernachlässigen
• Die Hilfe anderer „verpflichtet“ zu Gegenleistungen: Hilfe anzunehmen, führt dazu, die Hilfe mehrfach zurückgeben zu wollen
• Die Angst, andere durch NEIN sagen zu verletzen und entsprechende Folgewirkungen, wie z. B. Konflikte, ertragen zu müssen
• Der Drang, unentbehrlich und wichtig zu sein, führt dazu, immer mehr Aufgaben zu übernehmen - auch solche, für die man nicht in der Pflicht steht

Unsere Tipps:

• Bitten Sie um Informationen:„Das tue ich gerne, brauche dazu aber noch einige Informationen. Stellen Sie mir doch bitte folgende Unterlagen bereit … .“
• Stellen Sie Bedingungen:„Wenn ich das für Sie tun soll, brauche ich zur Unterstützung aber noch … .“
• Bieten Sie einen Kuh-Handel an: „Das kann ich gerne tun, hätte aber auch ein Anliegen, und zwar …“
• Geben Sie Hilfe zur Selbsthilfe: „Ich werde Sie gern darin unterstützen, das Problem zu lösen, werde es aber nicht für Sie tun.“
• Delegieren Sie: „Fragen Sie doch mal Frau / Herrn X …“
• Begründen Sie Ihr NEIN: „Ich helfe Ihnen gern, kann leider im Moment aus folgendem Grund nicht … .“
• Bitten Sie ggf. um Bedenkzeit
• Treffen Sie Vereinbarungen, die Sie auch einhalten können und informieren Sie sofort, wenn Sie Vereinbarungen doch nicht einhalten können
• Sagen Sie nicht JA, wenn Ihre innere Stimme zu einem NEIN rät
• Üben Sie zunächst in „ungefährlichen“ Alltagssituationen

Und bei allem gilt:
Mit fester Stimme, Blickkontakt und aufrechter Haltung reagieren!
Nicht vergessen: Belohnen Sie sich, wenn Sie NEIN gesagt haben!

Sie wollen nach unserer Reihe noch mehr erfahren? Dann empfehle ich Ihnen die Quellen der vier Ausgaben:

Nussbaum, Cordula: Organisieren Sie noch oder leben sie schon? Frankfurt / Main 2007.
Seiwert, Lothar: Noch mehr Zeit für das Wesentliche. München 2009.
Sasso, Cinzia / Zucchelli, Susanna: Zeitmanagement für Frauen. Freiburg i.Br. 2007.

Gutes Gelingen!

Ihre
Kerstin Ratzeburg

Die Autorin:

Kerstin Ratzeburg
ist Betriebswirtin, Pädagogin, Business-Coach und NLP-Practitioner. Seit vielen Jahren ist sie neben ihrer Tätigkeit im Bereich Personalentwicklung in einem großen Hamburger Unternehmen freiberuflich Trainerin, Beraterin und Coach sowie Dozentin an der HSBA. Sie begleitet Führungskräfte, Mitarbeiter und Teams in Unternehmen und Sportverbänden zu verschiedenen Themen, u. a. Karriere und berufliche Weiterentwicklung, Übernahme von Führungsverantwortung, Work-Life-Balance, Zeit-, Selbst- und Konfliktmanagement. Des Weiteren unterstützt sie Unternehmen bei der Implementierung strategischer Personalentwicklung sowie der Konzeption und Einführung von Personalinstrumenten. Kontakt: www.kerstin-ratzeburg.de

P.S.: Hier können Sie noch mal den ersten, den zweiten Teil und den dritten Teil unserer Ratgeber-Rubrik nachlesen.