Mit der 5A-Methode zum professionellen Büro
23.05.2016 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Ordnung im Büro zu halten, fällt vielen Menschen schwer. Jeden Tag bekommen wir neue Akten auf unseren Tisch gelegt und oft haben wir das Gefühl, gar nicht hinterherzukommen. Doch es gibt einige gute Möglichkeiten, für Ordnung zu sorgen. Eine dieser Möglichkeiten ist die 5A-Methode.
Flexibilität brauchen Sie auch im Zusammenspiel mit Ihrem Chef. Damit das funktioniert, müssen Sie allerdings perfekt organisiert sein und effektiv kommunizieren.
So funktioniert erfolgreiche Chef-Entlastung »Die 5As der 5A-Methode
Die fünf As stehen für
- Aussortieren
- Anordnen
- Arbeitsplatz sauber halten
- Anordnung zum Standard machen und
- Alle Punkte einhalten und ständig optimieren.
Schritt 1: Aussortieren
Nehmen Sie sich für den ersten Schritt fünf Kartons, die Sie in Ihrem Büro aufstellen – je einen Karton für Papier, Kunststoff, Elektro- und Sondermüll, Spenden und Restmüll.
Beginnen Sie dann mit Ihrem Schreibtisch und nehmen Sie jeden Gegenstand nur ein einziges Mal in die Hand. Entscheiden Sie sofort, ob Sie ihn behalten möchten bzw. müssen, weil er für Ihre Arbeit notwendig ist oder ob er in eine der fünf Kisten gehört und entsorgt wird. Bleiben Sie strikt bei Ja oder Nein, ein Vielleicht darf es nicht geben. Wichtig ist dabei nur, dass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten.
Wird ein Gegenstand noch gebraucht, stellen oder legen Sie ihn gleich an den Platz, an dem dieser dann auch bleiben soll.
Schritt 2: Anordnen
Ordnen Sie Ihre Arbeitsmaterialien in Ihrem Büro sinnvoll und ergonomisch an. Sinnvoll bedeutet beispielsweise, dass Sie nur diejenigen Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch haben, die Sie täglich benötigen, also Stifte, Telefon usw. Ordner oder Bücher, die Sie häufig einsehen müssen, sollten Sie in greifbarer Entfernung auf einem Sideboard oder in einem nahen Regal stehen haben, sich jedoch nicht damit Ihren Schreibtisch zubauen. Überlegen Sie sich ein System, das für Ihre individuelle Arbeitssituation Sinn macht. Probieren Sie es aus – geben Sie sich eine Probezeit, in der Sie wenn nötig Änderungen vornehmen, um die Anordnung Ihrer Arbeitsmaterialien zu optimieren.
Wählen Sie für Ihre Ablage geeignete Ordner – Stehsammler oder Hängeordner können eine gute Alternative sein. Nutzen Sie auch Wiedervorlage- oder Projektmappen, so haben Sie stets ganze Vorgänge griffbereit, ohne ein Papierchaos auf dem Tisch zu haben. Denken Sie beim Anordnen nicht nur an Ihren Schreibtisch und Ihre Schränke, Sideboards und Regale. Auch der Computer benötigt eine gewisse Ordnung. Arbeiten Sie zeitsparend mit Shortcuts und Unterordnern.
Schritt 3: Arbeitsplatz sauber halten
Achten Sie auf Sauberkeit und Ordnung in Ihrem Büro – jeden Tag ein bisschen Zeit zu investieren ist besser als langwierige Aufräumaktionen. Zumal ein aufgeräumter Schreibtisch sehr viel motivierender wirkt als das Chaos, das Sie vielleicht bisher kannten. Außerdem strahlt ein ordentliches Büro Kompetenz und Professionalität aus und hilft Ihnen, motiviert zu sein, ständig weiter am Ball zu bleiben, was die Ordnung in Ihrem Büro betrifft.
Jeden Abend, bevor Sie nach Hause gehen, sollten Sie ein paar Minuten investieren, um Ihren Arbeitsplatz ordentlich zu hinterlassen. Denken Sie an die Clean Desk Policy; zudem sehen Sie am nächsten Morgen gleich, was neu dazugekommen ist, weil Sie Ihre bereits vorhandenen Unterlagen weggeräumt haben. Das verschafft Ihnen mehr Überblick bei der Arbeit und legt die Grundlage für eine bessere Arbeitsorganisation.
Schritt 4: Anordnung zum Standard machen
Der vierte Schritt erfordert wohl die meiste Selbstdisziplin, aber Sie werden sehen, dass es sich lohnt. Alles hat einen festen Platz in Ihrem Büro und es wird nicht lange dauern, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Es wird Ihnen alles nach kurzer Zeit in Fleisch und Blut übergehen. Nicht nur Sie profitieren von der Zeitersparnis, sondern auch Ihre Krankheits- oder Urlaubsvertretung. Jede Vertretung wird sich problemlos in Ihrem Büro zurechtfinden und dafür sehr dankbar sein. So tun Sie nebenbei auch noch etwas für das gute Klima im Büro und beweisen Teamgeist.
Schritt 5: Alle Punkte einhalten und ständig optimieren
Im fünften Schritt kommt die Grundidee des Kaizens zum Tragen: die ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und deren regelmäßige Überprüfung. Ersetzen Sie schlechte Gewohnheiten durch neue, bessere. Machen Sie die neuen Gewohnheiten zur Routine und bleiben Sie am Ball. Sie werden sehen: Es zahlt sich aus!
Viel Erfolg und Freude bei der Umsetzung wünscht Ihnen
Ihre Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
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