Macht Ablage einsam?

Geschweige denn sich mit ihr auseinandersetzen. Ich frage sie, was daran so schlimm sei. Ihre Antwort hat mich dann doch sehr erstaunt: "Meine Ablage macht mich einsam!" Was ich zu diesem Zeitpunkt noch nicht wusste: Sie muss immer in ein Nebengebäude und dann dort in den Keller. Da es sich um sehr umfangreiche und sehr vertrauliche Unterlagen handelt, muss sie tatsächlich immer alleine dorthin gehen. Und sie mag es deshalb nicht, weil sie sich dabei so einsam fühlt. Mit diesem Hintergrundwissen verstand ich natürlich ihre Aussage.

Doch was könnte Jasmin tun, damit sie sich nicht mehr so dagegen sträubt?

Es gibt verschiedene Ansätze:

1. Die Ablage öfter machen. Da sie immer sehr lange wartet, ist sie letzten Endes oft stundenlang alleine im "Verließ".
   
   
2. Eine Praktikantin oder Auszubildende mitnehmen, die sie dann zur Unterhaltung (und nur dafür) dabei hat.
   
   
3. Einen bestimmten Tag ausmachen, an welchem auch eine weitere Geschäftsleitungssekretärin, die dieses Archiv ebenfalls nutzt, mitgeht. So ist das Leid geteilt.
   
   
4. Einen abschließbaren Schrank in die Nähe ihres Arbeitsplatzes stellen lassen. So könnte sie zumindest erstmal alle Ordner bzw. Unterlagen im Schrank aufbewahren und dann z. B. einmal im Monat in den Keller gehen.

Ablage ist nur dann sehr unangenehm, wenn der Stapel zu groß wird. Natürlich ist die Herausforderung umso größer, je umfangreicher die Projekte sind. Doch heißt die Ablage-Regel Nr. 1: täglich Ablage machen. Meistens reichen schon 5 Minuten. Dann finden Sie Ihre Unterlagen auch wesentlich schneller und vergeuden nicht so viel Zeit beim Suchen. Am besten, Sie legen abends ab, bevor Sie nach Hause gehen. Dann haben Sie auch noch ein gutes Gefühl dabei. Ich wünsche Ihnen - und natürlich auch Jasmin - mehr Freude bei der Ablage.

Und wenn Sie weitere Tipps haben - nur her damit. Wir freuen uns sehr über Ihre Anregungen.

Herzlich grüßt

Ihre
Gertrud Zeller

Die Autorin:

20jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungs­management, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.