Kompetente Power-Frau oder „Mädchen für alles“?

Sie sind unverzichtbar, wenn es darum geht, interne und externe Kundenkontakte zu pflegen, für reibungslose Abläufe zu sorgen, Termine zu sichern, Veranstaltungen zu organisieren, das Büro zu managen, Texte zu verfassen und kompetente Ansprechpartnerin für eine Vielfalt von Fragen und Problemen zu sein.

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Der Wandel im Geschäftsleben - flache Hierarchien, teamorientierte Strukturen und neue Formen der Arbeitsgestaltung – hat in Ihrem Berufsbild unterschiedlichste Funktionen mit sich gebracht.

Als Sekretärin und Assistentin von heute sind Sie also zum Beispiel gleichzeitig:

• Allround-Talent
• Mitarbeiterin
• Kollegin
• Office-Managerin, vielleicht sogar Vorgesetzte
• Ausbilderin
• Office-Coach
• Vermittlerin zwischen internen und externen Kunden
• Repräsentantin des Unternehmens

- um nur einige Rollen zu nennen.

Sich in dieser Rollenvielfalt zu bewegen, sich dabei nicht zu verzetteln oder zu verlieren, sich im richtigen Augenblick abzugrenzen oder zu öffnen - das und vieles mehr sind Ihre täglichen Herausforderungen.

Trotz der umfangreichen, anspruchsvollen Aufgaben, die zu Ihrem Job gehören, wird Ihr Beruf häufig unterschätzt. So haftet ihm manchmal auch heute noch das Bild des „Mädchens für alles“ an, denn oft übernehmen Sie auch Aufgaben, die ihrem Berufsbild nicht wirklich zuträglich sind.

Hilfsbereitschaft ist gut und richtig - solange sie von ihren Kolleginnen und Kollegen nicht ausgenutzt oder als selbstverständlich betrachtet wird.

Auf Ihre innere Haltung kommt es an

Wenn Sie für Ihr Selbstwertgefühl die Anerkennung anderer suchen, werden Sie das auch ausstrahlen. Sie müssen sich in erster Linie selbst wertschätzen.

Machen Sie sich also bewusst: Ihre Aufgaben sind anspruchsvoll und Sie beweisen darin täglich aufs Neue Fachkompetenz, Flexibilität, Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und jede Menge soziale Kompetenz. Wer sich selbst wertschätzt, strahlt das aus und wird von anderen dementsprechend behandelt. Und: Die wertschätzende Haltung, die wir uns von Kollegen und Vorgesetzten wünschen, sollten wir ihnen natürlich genauso deutlich entgegenbringen.

Machen Sie sich unentbehrlich

In Ihrer Rolle als Mitarbeiterin bilden Sie mit Ihrem Chef nur ein erfolgreiches Team, wenn Sie ihm die höchste Priorität geben und mit ihm gemeinsam an einem Strang ziehen. Ist er zum Beispiel ein Mensch, der sich Termine nicht notiert oder Unterlagen verlegt, können Sie vorausschauend handeln und sich damit als zuverlässige Stütze im Sekretariat unentbehrlich machen.

Behalten Sie Ihre beiden Terminkalender sicher im Auge, damit Sie ihn rechtzeitig taktvoll, mit Diplomatie und Fingerspitzengefühl an wichtige Projekte erinnern können, ohne dass er sein Gesicht verliert.

Interessieren Sie sich für die Person, mit der Sie so eng zusammenarbeiten. Fragen Sie sich: Was ist er für ein Mensch und was kann ich zu einer optimalen Zusammenarbeit beitragen? Kenne ich seine Ziele und Schwierigkeiten? Wie kann ich ihn effektiv entlasten und ihm eine wirklich wertvolle Unterstützung sein?

Lernen Sie sich selbst und den Menschen, mit dem Sie so eng zusammenarbeiten, besser kennen und damit auch verstehen.

Der Weg zur kompetenten Power-Frau: Bleiben Sie am Ball!

Als professionelle Sekretärin und Assistentin ist es für Sie wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, moderne Arbeitstechniken anzuwenden, sich regelmäßig fachlich weiterzubilden und Fähigkeiten anzueignen, um auch mit schwierigen Situationen und Menschen umgehen zu können.

Festigen und vertiefen Sie Ihr Wissen, lesen Sie berufsbezogene Fachlektüre, bauen Sie Ihre Kompetenzen aus, bilden Sie Netzwerke mit anderen Sekretärinnen und Assistentinnen, zeigen Sie, was Sie können und sprechen Sie über das, was Sie tun!

So stärken Sie Ihr Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen und werden es auch ausstrahlen. Und: Sie werden motiviert bleiben und weiterhin Freude an Ihren vielfältigen Aufgaben haben. Die kompetente und positive Ausstrahlung von innen und die Wertschätzung von außen kommen dann wie von selbst. Wenn Sie wissen, was Sie können, werden Sie ganz entspannt bleiben, wenn Ihr Chef das nächste Mal seine Brille nicht findet, Ihre Kollegin mit ihrem PC nicht zurechtkommt oder ein Kollege von Ihnen einen guten Rat braucht.

Probieren Sie es einfach aus!

Alles Gute und bis zum nächsten Mal!
Ihre

Petra Bunse

Die Autorin:

Petra Bunse arbeitet als Personalentwicklerin, Trainerin und Coach für mittelständische Unternehmen, Konzerne und Weiterbildungsinstitutionen. Sie ist Personalfachkauffrau (IHK) mit Zusatzausbildungen zur Dipl. Mentaltrainerin (VDH) und Kneipp-Gesundheitspädagogin. In einem internationalen Konzern leitete sie viele Jahre den Bereich Aus- und Weiterbildung und gründete 2008 das Unternehmen KALEIDOSKOP Personaltraining. Petra Bunse trainiert Themen rund um das Büromanagement, Organisation, Korrespondenz, Kommunikation, Konfliktmanagement, Präsentation und moderne Umgangsformen und ist Autorin von Unterrichtsmaterial und Prüfungen in Weiterbildungslehrgängen.