Kommunikation auf den Punkt gebracht
01.06.2017 — Gertrud Zeller. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Juristisches Know-how für Assistenz und Sekretariat
Rechtliches Fachwissen verständlich aufbereitet
- Grundlegendes rechtliches Fachwissen für den Arbeitsalltag
- Zentrale Fragestellungen des Vertragsrechts
- Grundlagen Arbeitsrecht
„Was soll ich jetzt machen? Was meint er damit?“
Wenn Sie sich ab und zu einmal diese Fragen stellen, dann sind Sie bei diesem Artikel genau richtig.
Wir alle kennen Personen, die einfach nicht zum Punkt kommen. Sie reden und reden und am Ende ist nichts gesagt. Sie als Assistenz sitzen da und denken: „Was soll ich jetzt tun?“
Meine Teilnehmerin Katrin S. aus Waghäusel sagte nach dem letzten Kommunikationsseminar ganz deutlich: „Endlich habe ich verstanden. Kommunikation bedeutet einfach, auf den Punkt zu kommen“.
So einfach ist das – aber so schwer ist es oft auch, dies umzusetzen. Damit es Ihnen künftig etwas leichter fällt, habe ich einige Tipps für sie zusammengestellt.
Tipp 1: Setzen Sie Verben ein
Lebendige Sprache versteht Ihr Gegenüber besser. Unsere Sprache hält dafür ein gutes Werkzeug bereit, wenn wir beschreiben wollen, was passiert oder was Menschen tun sollen. Das Zauberwort heißt: Verben. In der Schule nannten die Lehrer solche Wörter Tu-Wörter. Zu Recht: Mit Verben erzählen wir, was jemand tut.
Verben sind die Königswörter der Sprache. Hier passiert etwas. Starke Verben lassen etwas geschehen und helfen, schnell verstehen zu werden.
Tipp 2: Benutzen Sie dynamische Verben
| Nicht so: | Wir werden die Lieferung termingemäß ausführen. |
| Sondern: | Wir liefern pünktlich. |
| Nicht so: | Wir haben die Untersuchung sorgfältig durchgeführt. |
| Sondern: | Wir haben die Probe sorgfältig untersucht. |
| Nicht so: | Ich erlaube mir die Bitte um schnelle Nachlieferung der fehlenden Angaben, um eine baldige Bearbeitung Ihrer Bestellung zu ermöglichen. |
| Sondern: | Bitte liefern Sie die fehlenden Angaben bald nach, damit wir Ihre Bestellung schnell bearbeiten können. |
| oder: | Sobald Ihre fehlenden Angaben vorliegen, bearbeiten wir sofort Ihre Bestellung. |
Tipp 3: Vergessen Sie nichtssagende Verben
Welche Bilder entstehen bei den folgenden Verben?
Sich befinden, erfolgen, aufweisen, bewirken …
Tipp 4: Entfernen Sie den Konjunktiv
Der Konjunktiv ist die Möglichkeitsform. Zurückhaltend und noch ein großes Stück von der Tat entfernt. Kommen Sie besser schnell zum Punkt. Ihr Gegenüber freut sich über konkrete Aussagen.
Entscheiden Sie sich für die aktive und direkte Ansprache. Streichen Sie „können, müssen, möchten, dürfen, wollen, sollen, würden“. Schreiben Sie „schicke ich Ihnen“ anstatt „möchte ich Ihnen schicken“.
„Ich wollte dir sagen“ oder „ich würde meinen“ … streichen Sie einfach. Sagen Sie, was Sie sagen wollen.
Tipp 5: Sprechen und schreiben Sie kurz und treffend
Kurze und treffende Begriffe sind besser als ausschweifende Formulierungen. Manchmal sind es nur einzelne Silben, die überflüssig sind, manchmal Wörter oder Redewendungen. Ein Text ist dann gut, wenn er frei ist von überflüssigen Begriffen. Das ist der Fall, wenn Sie nichts mehr streichen können.
Wenn Sie Ihre Botschaft auf den Punkt bringen, punkten Sie beim Gegenüber. Denn dann stehlen Sie ihm keine Zeit.
Tipp 6: Vermeiden Sie Reizwörter, die meist negativ wirken:
- Sie müssen ...
- Sie sollen ...
- Trotzdem ...
- Aber ...
- Dennoch ...
Tipp 7: Vermeiden sie Weichmacher oder Worthülsen
Diese werden oft auch Füllwörter genannt, da sie den Satz mit Worten füllen, die nichtssagend sind.
Beispiele:
- Eigentlich
- Eventuell
- Im Regelfall
- Grundsätzlich
- Prinzipiell
- Im Grunde genommen
- Sozusagen
Hören Sie am besten künftig genau hin, was der andere zu Ihnen sagt. Wenn Ihnen seine Formulierungen gefallen, können Sie diese gerne übernehmen. Wenn Ihnen die Aussagen aber zu lange und ausschweifend vorkommen, hinterfragen Sie, weshalb Sie dies denken. Und dann ändern Sie Ihre eigenen Aussagen so ab, dass Ihr Gegenüber Sie verstehen kann. Lernen Sie von Ihrem Umfeld.
Ich wünsche Ihnen viel Freude dabei!
Herzlich grüßt Sie
Ihre Gertrud Zeller
Die Autorin:
20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.
Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.
X
