Knigge für Ihre E-Mails

Es war einmal...

... eine Zeit, als Briefe noch körbeweise mit der Post transportiert wurden und mindestens einen Tag bis zum Empfänger benötigten.

Dann kam die Revolution ins Büro: die Kommunikation via E-Mail. Am Anfang war alles noch sehr unkonventionell. Wir klickten in unserem PC auf "senden" - und schon war die Nachricht beim Empfänger. Ganz am Anfang - ich geb's zu - rief ich noch den Kunden an, um zu klären, ob die E-Mail tatsächlich bei ihm angekommen ist.

Damals - ich erinnere mich noch genau - schrieben wir alle Worte klein und nutzten viele Abkürzungen und Smileys. Wir ließen die Anrede sowie den Gruß einfach weg.

Mittlerweile hat sich viel getan in Sachen Kommunikation per E-Mail. Sie ist heute aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Teilweise sind 100 oder mehr E-Mails pro Tag zu bearbeiten.

Ihre E-Mails sollten genauso seriös, kompetent und rechtssicher wirken wie traditionelle Briefe. Deshalb gilt es, einige E-Mail-Knigge-Regeln zu beachten.


1. Regel: Der gute Stil

Auch bei der E-Mail-Korrespondenz gilt der gute Stil. Kleinschreibung, Abkürzungen und grußlose Mails sind nicht bürotauglich. Das wichtigste jedoch ist die Betreffzeile, denn diese sieht Ihr Leser zuerst. Er entscheidet durch die Betreffzeile, ob er diese E-Mail liest, aussortiert oder in seinen "Lese-ich-Später"-Ordner verschiebt. Die Betreffzeile gilt natürlich auch für Ihren Abwesenheitsassistenten.


2. Regel: Der Aufbau einer E-Mail

Die E-Mail wird heute gleichbedeutend mit einem Postbrief behandelt. Eine Anrede sowie ein Gruß gehören genauso dazu wie Absätze nach einigen Zeilen. Halten Sie Ihre E-Mail so kurz und aussagekräftig wie möglich. Ideal ist es, wenn Ihr Empfänger den kompletten Text auf seinem Bildschirm sehen kann. So braucht er nicht scrollen und die Chance, dass die Aufgaben erledigt werden, ist sehr hoch.


3. Regel: Die Signatur

Schließen Sie Ihre elektronische Post stets mit einer vollständigen Signatur ab. Laut Gesetz müssen Unternehmen seit Januar 2007 u. a. den Firmennamen und die Handelsregisternummer in ihren E-Mails angeben. Zuvor waren solche Informationen nur für gedruckte Briefe vorgeschrieben. Jetzt erstreckt sich die Pflicht zur Veröffentlichung auf jeglichen externen Schriftverkehr, also auch auf E-Mails.

Damit sich der Empfänger Ihrer E-Mail bei Fragen direkt an Sie wenden kann, nennen Sie ihm Ihren vollständigen Namen, Ihre Position sowie Ihre Durchwahl im Unternehmen. Verpacken Sie diese Informationen am besten in eine Signatur und legen diese in Ihrem E-Mail-Programm an, damit Sie sie nicht jedes Mal händisch einfügen müssen.

Abb.: Mit einer ausführlichen Signatur geben Sie dem Empfänger Ihrer E-Mail alle notwendigen Informationen und sind auch rechtlich auf der sicheren Seite.



4. Regel: Abwesenheitsassistent

Formulieren Sie positiv. Sagen Sie nicht, dass Sie bis zum … nicht erreichbar sind. Besser ist es, Ihre Mailer darüber zu informieren, ab wann Sie wieder da sind. Das klingt besser und macht einen professionelleren Eindruck.

Beispiel: Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ab dem 10. August bin ich gerne wieder für Sie da. Sollten Sie vorher eine Antwort benötigen, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin mustermann@musterhausen.de. Vielen Dank.


5. Regel: Achten Sie auf Ihre Prioritäten

Ich kenne Personen, die die meisten ihrer E-Mails mit der Priorität "hoch" kennzeichnen. Mit der Zeit nehme ich sie nicht mehr ernst. Es fällt mir oft schon gar nicht mehr auf. Deshalb mein Tipp: Nutzen Sie diese Option nur für wirklich wichtige E-Mails. Ansonsten kann es Ihnen passieren, dass Sie auf eine sehr eilige E-Mail keine Antwort erhalten. Wie soll der Empfänger erkennen, ob es dieses Mal "wirklich" wichtig ist?

Im Gegenzug dazu können Sie natürlich Ihre E-Mails, die Sie Nnur zur Kenntnis versenden, mit der Priorität "niedrig" versehen. Dann weiß der Empfänger sofort, dass er diese lesen kann, wenn er wirklich Zeit dazu hat.


6. Regel: Empfänger verbergen

Kürzlich erhielt ich von einem Bekannten eine "Ich-meine-es-gut-mit-euch"-E-Mail. Das ist eine dieser E-Mails mit lustigen Bildern und schlauen Sprüchen. Allerdings schickte er diese E-Mail nicht nur an mich, sondern an viele andere Personen. Deren E-Mail-Anschriften waren alle aufgeführt. Das hat mich natürlich interessiert. Aha, an wen schreibt er denn noch?

Aus Gründen des Datenschutzes ist es jedoch ratsam, diese Adressen nicht für jeden sichtbar zu machen. Wenn Sie E-Mails an mehrere Personen verschicken, so nutzen Sie besser das Feld "Bcc" (Blind Carbon Copy). Ihre eigene Adresse schreiben Sie in das Empfängerfeld "An". So kann niemand sehen, wer Ihre E-Mail noch erhalten hat (auch wenn das natürlich manchmal sehr interessant wäre).


Fazit

Achten Sie immer darauf, einen guten Eindruck zu machen. Nicht nur im persönlichen Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie stets auf die Etikette achten - auch bei Ihrer E-Mail-Post. In traditionellen Briefen waren guter Stil, korrekte Rechtschreibung und gehobener Ausdruck immer ein Muss. In Zeiten von E-Mails und Internet nehmen zahlreiche Mitarbeiter diese Regeln nicht mehr so ernst. Gehen Sie hier mit gutem Beispiel voran und hinterlassen Sie mit fehlerfreien und stilistisch ansprechenden elektronischen Briefen einen professionellen Eindruck. Schließlich sind Ihre E-Mails das Aushängeschild Ihres Unternehmens!

Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall viel Freude bei Ihrer täglichen Arbeit.

Ihre Gertrud Zeller