Gehen Sie beruhigt in Ihren Weihnachtsurlaub
09.12.2015 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Recht einfach ist es, wenn auch Ihre Vorgesetzten im Urlaub sein werden. So müssen Sie Ihrer Vertretung nur offene Punkte mitteilen, die Sie vor Ihrer Abwesenheit nicht mehr erledigen konnten, und Informationen zu Vertretungsregelungen.
Ist Ihre Vertretung aber die Weihnachts- und Neujahrstage nicht „führungslos“, so kann ein Übergabeprotokoll helfen. Vermerken Sie darauf alle laufenden Themen und Projekte mit dem aktuellen Bearbeitungsstand und den wichtigsten Informationen, die Ihrer Vertretung weiterhelfen können, wenn sie Sie nicht fragen kann. Hier ein Beispiel:
| Thema | Ansprechpartner | Sachstand |
|---|---|---|
| Reiseorganisation Dr. Wichtig nach Indien (4. bis 7.1.2016) | Reisebüro Sonnenschein, Frau Müller (Tel. 123456) | Buchungen erledigt, Unterlagen zur Wiedervorlage Dr. Wichtig am 30.12.2015 Check-in erledige ich nach Rückkehr |
| Termin Dr. Wichtig mit Prof. Oberwichtig für Januar (Thema: Zusammenarbeit Legacy-Studie) | Sekretariat Prof. Oberwichtig: Frau Petersen (Tel. 234567) | Termin am 12.1.2016 geblockt, Bestätigung von Frau Petersen steht noch aus |
| Vorbereitung Präsentation Dr. Wichtig (Handelskammer am 11.1.2016) | Handelskammer, Frau Thiele (Tel. 345678) | Letzte Korrekturen von Dr. Wichtig stehen noch aus, Versand an Frau Thiele bis 30.12.2015 Speicherort: Laufwerk X, Unterordner Präsentationen, Handelskammer 11 Jan 2016 |
So findet sich eine Vertretung bestens zurecht.
Hinzu kommt, insbesondere wenn Ihre Vertretung Ihre Führungskraft nicht so gut kennt, dass ein Office-Handbuch hilfreich sein kann. Es sollte Informationen zu allen alltäglichen und immer wiederkehrenden Vorgängen und Abläufen, z. B. Posteingang, Wiedervorlage usw., enthalten.
Ebenso können einige Informationen zur Führungskraft eine große Unterstützung darstellen: Welchen Tee oder Kaffee trinkt er morgens? Darf seine Frau in ein Meeting durchgestellt werden? usw.
Klären Sie nun noch die Rückübergabe an Sie; am besten vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin. Jetzt steht Ihrem Urlaub nichts mehr im Weg und Sie können beruhigt verreisen – in diesem Sinne wünsche ich Ihnen schöne Weihnachtstage und einen guten Rutsch. Wir lesen uns in 2016!
Ihre Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.
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