Frischer Wind für Ihre Korrespondenz

Der Frühling ist da und bringt uns Schwung und neue Energie. Gärten werden in bunter Vielfalt herausgeputzt, Renovierungsarbeiten in Angriff genommen und in den Häusern beginnt der alljährliche Frühjahrputz.
Eine gute Zeit, um auch Ihre geschäftlichen Korrespondenz wieder einmal in Schwung zu bringen, und mit ein paar neuen Ideen und modernen Formulierungen in eine neue Saison zu starten!

Verstaubte, umständliche Floskeln gehören der Vergangenheit an!

Wir entdecken sie Tag für Tag in E-Mails und Briefen an uns, und auch die eigenen Texte werden oft formuliert oder von anderen übernommen und verschickt, ohne die geschriebenen Worte einmal auf sich wirken zu lassen. Sie lauern vorwiegend in den ersten Zeilen und Schluss-Sätzen und wirken oft so altbacken, dass sie den Empfänger nicht wirklich in ihren Bann ziehen.
Jede E-Mail, jeder Brief – ja, jeder Text, den Sie schreiben, ist eine Visitenkarte für Sie und Ihr Unternehmen. Er sagt etwas über Sie aus, und Sie selbst können entscheiden, wie Sie sich repräsentieren möchten.

Wenn in einem Unternehmen noch immer so umständlich und unnatürlich geschrieben wird, wie es früher einmal gelehrt wurde, und auch das Schriftbild noch der alten DIN 5008 entspricht, dann entsteht schnell der Eindruck, dass dort auch so gearbeitet wird wie vor vielen Jahren. Man könnte daraus schließen, dass ebenso die Produkte, Dienstleistungen und die Technik des Unternehmens nicht auf dem neuesten Stand sind.

Praxis-Tipps: So heben Sie sich durch einen frischen und modernen Schreibstil von anderen positiv ab

Mit einem zeitgemäß und modern formulierten Schreiben vermitteln Sie eine positive, moderne Einstellung. Fangen Sie gleich im ersten Satz an:

Schreiben Sie noch so? „Bezug nehmend auf Ihre o. g. Anfrage erlauben wir uns, Ihnen folgendes Angebot zu unterbreiten:“

„Entstauben“ Sie Ihre Korrespondenz und streichen Sie Worte wie „Bezug nehmend“, „bezüglich“ und „wir nehmen Bezug auf“ ersatzlos aus Ihren Texten. Sie sind nicht mehr zeitgemäß, sondern eine überflüssige Wiederholung dessen, was ohnehin schon in Ihrer möglichst knappen, aussagefähigen Betreffzeile stehen sollte.

„…erlauben wir uns…“

Auch diese Formulierung mag vielleicht höflich klingen (insbesondere, weil viele von uns noch gelernt haben, dass sie Höflichkeit ausdrückt), doch zeitgemäß ist sie keinesfalls. Denn: Wo kämen wir denn hin, wenn sich jeder einfach erlaubte, ein Angebot zu machen, wenn er ausdrücklich darum gebeten wurde…?
Schreiben Sie doch einfach:

„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern haben wir für Sie ein Angebot erstellt, dass Ihren individuellen Wünschen entspricht.“

Auch der Abschluss von E-Mails und Briefen ist oft wenig kundenfreundlich und einladend:

„Sollten Sie noch Fragen, haben, stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung und verbleiben mit freundlichen Grüßen“

Ein Klassiker, den etwa 80% meiner Seminarteilnehmerinnen und -teilnehmer noch verwenden. Nein, in der heutigen Zeit stehen wir nicht mehr „zur Verfügung“, und schon gar nicht „jederzeit“.
Als modernes Unternehmen, das mit der Zeit geht, beenden Sie Ihre E-Mails und Briefe so:

„Rufen Sie uns einfach an, wenn Sie Fragen haben - wir helfen gern. Sie erreichen uns montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr unter der Telefonnummer 0221 123456-78.

„… und verbleiben mit freundlichen Grüßen“

Bitte: verbleiben Sie nicht mehr!
Stellen wir uns das einmal bildlich vor: Wo und wie verbleiben Sie eigentlich genau? In Ihrem Büro, hinter Ihrem Schreibtisch…? Wieder eine Korrespondenzfloskel, die einem modernen Unternehmen nicht mehr entspricht.
Nutzen Sie deshalb auch den Schluss noch einmal, um sich innovativ und dynamisch zu repräsentieren, positiv von anderen abzuheben und die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers bis zur letzten Zeile auf Ihr Schreiben zu lenken.

Zum Beispiel so:

Beste Grüße
Freundliche Grüße ins schöne Bayern
Beste Grüße aus dem hohen Norden
Mit freundlichen Grüßen an den Rhein
Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende und freue mich auf Ihren Besuch.

Frischer Wind und ein paar Sonnenstrahlen: Die Zauberworte

Zauberworte sind Worte und Formulierungen wie „Bitte“, „Danke“, „Gern“, „Entschuldigung“, „Wir freuen uns auf Ihre Nachricht“, „Schön, dass Ihnen unsere Vorschläge gefallen haben“. Sie bringen persönlichen Touch, Verbindlichkeit und Freundlichkeit in Ihre Texte, ohne dass Sie umständlich formulieren müssen. Denken Sie immer daran: Sie schreiben für Menschen. Und Menschen möchten Kontakt haben zu Menschen!

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Ausprobieren und Variieren der verschiedenen neuen Formulierungen - und vielleicht machen Sie es mit Ihrer Korrespondenz einfach wie der April: Er bietet eine bunte Mischung aus verschiedenen Elementen und wird so immer wieder zu einem abwechslungsreichen Monat, der uns allen in Erinnerung bleibt.

Bis zum nächsten Mal herzliche Frühlingsgrüße
Ihre

Petra Bunse

Die Autorin:

Petra Bunse arbeitet als Personalentwicklerin, Trainerin und Coach für mittelständische Unternehmen, Konzerne und Weiterbildungsinstitutionen. Sie ist Personalfachkauffrau (IHK) mit Zusatzausbildungen zur Dipl. Mentaltrainerin (VDH) und Kneipp-Gesundheitspädagogin. In einem internationalen Konzern leitete sie viele Jahre den Bereich Aus- und Weiterbildung und gründete 2008 das Unternehmen KALEIDOSKOP Personaltraining. Petra Bunse trainiert Themen rund um das Büromanagement, Organisation, Korrespondenz, Kommunikation, Konfliktmanagement, Präsentation und moderne Umgangsformen und ist Autorin von Unterrichtsmaterial und Prüfungen in Weiterbildungslehrgängen.