Lange schon wartet Deutschland darauf, dass die strengen Anforderungen an die "gute, alte" Rechnung auf Papier erheblich gelockert werden. Alles schien klar und das Zeitalter der Elektronik sollte ab 1. Juli 2011 auch den sonst sehr formalistischen Bereich der Umsatzsteuer erreichen.
Doch der Bundesrat hat das „Steuervereinfachungsgesetz“ in seiner Sitzung am 8. Juli 2011 scheitern lassen und es besteht nun erhebliche Rechtsunsicherheit für die Unternehmer, die von der Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung profitieren wollten.
Das „Steuervereinfachungsgesetz“ sah u.a. vor, dass jeder Unternehmer auf die papiergebundene Rechnung verzichten und die Rechnung stattdessen elektronisch an den Empfänger versenden können sollte. Als mögliche Übermittlungsformen sollten die Rechnungen per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Fax oder Fax-Server übermittelt werden können.
Zu beachten ist dabei allerdings, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung (die Identität des Rechnungsstellers muss sichergestellt sein), die Unversehrtheit ihres Inhalts (die Pflichtangaben dürfen während der Übermittlung nicht verändert worden sein) und die Lesbarkeit der Rechnung für das menschliche Auge gewährleistet sein sollten. Ganz wichtig dabei ist – obwohl das keine neue Anforderung ist – , dass die gesetzlichen Pflichtangaben, die sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben, weiterhin enthalten sein sollten. So sollte die Rechnung u.a. Auskunft über Leistungsempfänger, Rechnungs- und Leistungsdatum, Nettobetrag und die ausgewiesene Umsatzsteuer geben. Fehlt lediglich eine dieser Angaben, droht dem Rechnungsempfänger die Versagung des Vorsteuerabzuges.
Auch schon vor dem 1. Juli 2011 war die „elektronische Rechnung“ Realität. Allerdings wurden die von den Behörden vorgegeben Durchführungswege (elektronische Signatur bzw. EDI-Verfahren) oft nur von großen Unternehmen umgesetzt. Durch die technologieneutrale Gestaltung sollte der Rechnungsaussteller frei in seiner Entscheidung werden, wie die Rechnung übermittelt wird. Einziges Hindernis könnte die fehlende Zustimmung des Rechnungsempfängers gewesen sein.
Bemerkenswert in diesem Zusammenhang ist noch, dass ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das jeder Unternehmer selbst gestalten darf, vorhanden sein sollte. Dieses wird in den meisten Unternehmen bereits integriert sein; z.B. in seiner einfachsten Form – nämlich der manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung bzw. dem Lieferschein. Man spricht hier von einem „verlässlichen Prüfpfad“.
Die gesetzliche, 10-jährige Aufbewahrungspflicht würde auch die elektronischen Rechnungen betreffen. Diese müssen elektronisch als Wiedergaben auf einem Medium, welches nachträglich keine Änderungen zulässt, aufbewahrt werden, wie auf der nur einmal beschreibbaren CD-Rom oder DVD. Zudem müssen die Rechnungen in der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Und noch etwas: Sollte die neue Regelung doch noch kommen, wäre die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck nicht erlaubt. Was elektronisch ankommt, muss elektronisch aufbewahrt werden.
Es wird erwartet und gehofft, dass das Gesetzverfahren im Herbst wieder neu aufgenommen wird. Bis dahin bleibt nur Unsicherheit, und der Steuerpflichtige tut gut daran, die neu geplante Regelung noch nicht anzuwenden, bis Rechtssicherheit vorliegt.
Quelle: DanRevision-Gruppe / openpr.de
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