Aufbewahrungsfristen einhalten

Längere Abwesenheiten der Führungskräfte schaffen Zeit, um das Büro auf Vordermann zu bringen, Liegengebliebenes abzuarbeiten und anstehende Dinge längerfristig vorzubereiten. Gerade beim Thema Wegwerfen tun sich viele Menschen schwer: Was ist, wenn wir das später doch noch benötigen? Wenn der Chef danach fragt? Dann könnte Ärger drohen. Oder? Gut, dass uns hier die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine Grundlage für die meisten Dokumente liefern.

§ 257 HGB unterscheidet zwischen Sechs- und Zehn-Jahresfristen zur Aufbewahrung. Im aktuellen Jahr 2017 können also folgende Dokumente aus 2006 entsorgt werden:

• Abschlussrechnungen
• Abschreibungsunterlagen
• (Bank-)Belege, Kontoauszüge
• Bilanzen (Handels- und Jahresbilanzen)
• Buchführungsunterlagen
• Fahrtenbücher
• Geschäftsberichte
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lieferscheine
• Prozessakten
• Rechnungen
• Reisekostenabrechnungen
• Umsatzsteuervergütungen
• Verbindlichkeiten

und folgende Dokumente aus 2010 ebenso:

• Abtretungserklärungen
• An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Bestellungen
• Handelsregisterauszüge
• Kaufverträge
• Leasingunterlagen
• Lohnunterlagen
• Mietunterlagen nach Ablauf
• Patentunterlagen
• Preislisten
• Steuerunterlagen

Wichtig ist der Hinweis, dass es auch spezielle Aufbewahrungsfristen gibt, beispielsweise für einige Personalunterlagen, Lohn- und Gehaltsdokumente u. ä. Informieren Sie sich stets im Vorfeld, wenn Sie unsicher sind.

Und nun wünsche ich Ihnen, dass Sie mit diesen Tipps ganz viele Unterlagen aus Ihrem Büro verbannen und Raum für Neues und auch neue Motivation schaffen können. Nutzen Sie die Urlaubszeit – Ihre Führungskraft wird es zu schätzen wissen.

Viel Spaß und Erfolg wünscht Ihnen

Ihre
Rebecca Prelle

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.