Zehn Merksätze zur elektronischen Archivierung

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.

„Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom.

Hier setzt der neue Bitkom-Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ an. Er erläutert kurz und kompakt in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD und gibt entsprechende Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen. Die Abkürzung GoBD steht für die im November 2014 vom Finanzministerium herausgegebenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die zehn Merksätze für die elektronische Archivierung im Überblick:

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Der Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ ist in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) entstanden und steht auf der Bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit.