Wenn viele eine Reise tun…
15.02.2017 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Zum Aufgabengebiet im Sekretariat und der Assistenz zählt zweifelsohne die Reiseorganisation. Meistens reist eine Führungskraft bzw. ein Kollege oder eine Kollegin; Gruppenreisen sind eher die Ausnahme. Diejenigen unter Ihnen, die schon Gruppenreisen organisiert haben, werden jetzt wahrscheinlich „Zum Glück!“ sagen. Denn auch wenn viele Schritte gleich sind, ist eine Reise von vielen wesentlich aufwändiger und birgt ihre Tücken.
Meine erste Empfehlung an Sie ist deshalb: Arbeiten Sie möglichst mit einem Dienstleister zusammen. Erfahrene Reisebüros können Ihnen hilfreich zur Seite stehen und auch wenn dies mit zusätzlichen Kosten wie Vermittlungsgebühren verbunden ist: Es lohnt sich allemal! Oft sind Tipps unbezahlbar, gerade bei Reisen in Städte und Länder, die Sie selbst nicht kennen.
Behalten Sie die regulären Reisekosten dafür umso mehr im Blick. Bei den Hotelkosten können Sie sparen, wenn es Doppel- statt Einzelzimmer gibt. Das ist nicht immer möglich oder gewünscht, sollte aber als Option vor der Buchung geklärt werden, insbesondere wenn es sich um sehr große Gruppen handelt.
Oft kann nur so sichergestellt werden, dass alle Reisenden im gleichen Hotel untergebracht sind. Bei Flügen bieten sich Gruppentarife an, die bei den meisten Fluglinien zu bekommen sind. In der Regel sind die Tarife günstiger, bieten aber mehr Flexibilität in der Buchung, weil die Namen der Reisenden oft erst kurz vor Reiseantritt bekanntgegeben werden müssen. Ändert sich also die Gruppenzusammensetzung oder steht die Gruppe von vornherein erst spät fest, bedeutet dies für Sie keine zusätzliche Arbeit.
Die größte Herausforderung ist in der Regel, alle Gruppenmitglieder zusammenzuhalten. Stellen Sie sicher, dass niemand verloren geht, in dem Sie sehr detailliert planen und jedes Detail in einem Reiseplan zusammenfassen. Denken Sie auch an U-Bahn-Verbindungen vor Ort oder Fußwege mit Beschreibung sowie Adressen und Telefonnummern für den Notfall. Sollte jemand den Anschluss an die Gruppe verlieren, kann er oder sie schnell zurückfinden.
Eine Gruppenreise ist eine größere Herausforderung als eine durchschnittliche Reise für Einzelpersonen. Nehmen Sie sie an, denn Sie werden viel lernen und wichtige Erfahrungen machen.
Viel Spaß dabei wünscht Ihre
Ihre Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
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