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Wenn Belege verloren gehen

26.08.2014  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC).

Ohne Belege lassen die Finanzbehörden in der Regel keinen Kostenabzug zu. Doch in Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler auf Eigenbelege zurückgreifen. Was dabei zu beachten ist.

Manchmal ist es wie verhext. Es sind steuerlich abziehbare Kosten entstanden, aber kein Beleg ist auffindbar. Entweder hat man beim Kauf vergessen, sich einen Quittung aushändigen zu lassen, oder eine Rechnung ist im Papierwust verloren gegangen. Ohne Originalbelege stehen Privatleute und Unternehmen vor einem Problem. Das Steuerrecht schreibt vor, dass berufliche oder betriebliche Aufwendungen nachgewiesen werden müssen. Ausgenommen sind allein Kostenpositionen, für die Pauschalen gelten. In allen anderen Fällen gilt nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung „Keine Buchung ohne Beleg“.

Ohne Originalbeleg ist der steuerliche Kostenabzug nicht zwangsläufig verbaut, betont der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). In Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler ersatzweise Eigenbelege ausstellen. Dabei ist allerdings Vorsicht geboten, denn es sind strenge Bedingungen zu erfüllen. „Steuerzahler sollten Eigenbelege sehr sorgfältig ausstellen“, rät Uta-Martina Jüssen, Mitglied im Präsidium des BVBC. „Sie werden nur anerkannt, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und in ihrer Höhe glaubwürdig sind.“ Auch wenn der Fiskus für Eigenbelege keine spezielle Form vorschreibt, sollten Steuerzahler systematisch vorgehen. Aus dem Eigenbeleg sollten der Zweck der Ausgabe, der genaue Betrag, das Datum der Zahlung, der Zahlungsempfänger und das Datum der Belegerstellung hervorgehen. Die Richtigkeit der Angaben ist mit eigenhändiger Unterschrift zu bestätigen.

Eigenbelege wecken naturgemäß schnell das Misstrauen der Finanzbeamten. Im Zweifelsfall sollten Steuerzahler noch zusätzliche Angaben machen, um den Sachverhalt zu erläutern. Andernfalls drohen zeitraubende Nachfragen der Finanzbehörden oder sogar eine Streichung der Ausgaben. „Die Finanzbehörden erkennen Eigenbelege nur als Notlösung an“, betont BVBC-Expertin Jüssen. „Je ordentlicher die Buchführung und je plausibler der Grund für das Fehlen eines Belegs ist, desto eher wird das Finanzamt den Beleg akzeptieren.“

Unproblematisch sind in der Regel alle Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto. Dies gilt insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt sind. Schließlich existiert dann ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. In diesen Fällen sind die Eigenbelege möglichst um weitere Nachweise zu ergänzen. Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Kopie des Briefes oder Pakets die entstandenen Kosten untermauern. Einige Kleinausgaben lassen sich ohnehin nur per Eigenbeleg steuerlich geltend machen, denn dafür wird in der Regel keine Quittung ausgestellt. Dazu zählen etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren.

Der Gesetzgeber sieht zwar keine Höchstgrenze für Eigenbelege vor, doch je höher die Summe ist, desto kritischer werden Finanzbeamte den Vorgang hinterfragen. Bei größeren Ausgaben sind Eigenbelege kaum sinnvoll. Steuerzahler sollten sich einen Ersatzbeleg beschaffen und auf diesem den Verlust des Originalbelegs festhalten. Damit gehen sie Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden aus dem Weg und erhalten einen wichtigen Beleg für den Gewährleistungsfall.

Für Unternehmen ist die Anforderung von Ersatzrechnungen besonders dringlich. Denn das Umsatzsteuerrecht fordert eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Mit Eigenbelegen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Schnell lassen Unternehmen hohe Vorsteuerbeträge liegen. „Eigenbelege sollten immer nur als Notlösung in Frage kommen“, betont BVBC-Expertin Jüssen.

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