Vorsicht bei Abschlags- und Schlussrechnungen

Häufig unterbleibt bei Schlussrechnungen eine korrekte Anrechnung der zuvor erhaltenen Anzahlungen. Viele Rechnungsaussteller berechnen so versehentlich für ein und dieselbe Leistung die Umsatzsteuer doppelt. Die Folge: Der Rechnungsaussteller schuldet die zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer dem Finanzamt. Die Rechnungsempfänger müssen gegebenenfalls Vorsteuer zurückzahlen, denn sie sind nur einmal zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wie weitreichend die Problematik ist, zeigt eine aktuelle Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main (Az. S-7300 A - 131 - St 128). Sie weist auf typische Fallkonstellationen hin, die besonders anfällig sind. Betroffen sind vor allem die Baubranche, Kurierdienste, Tankstellen, Reisebüros oder zahntechnische Labore. Grundsätzlich aber sollten alle Unternehmen aufpassen, die Abschlagsrechnungen stellen und diese Positionen später in einer Schlussrechnung nochmals aufführen.

Vor allem die Ausgestaltung der Schlussrechnungen erfordert ein erhöhtes Augenmerk. "Unternehmen sollten Vorkehrungen treffen, um einen doppelten Ausweis der Umsatzsteuer zu vermeiden", betont DHPG-Steuerberater Gert Klöttschen. Um für Transparenz zu sorgen, sollten in der Schlussrechnung die erhaltenen Anzahlungen sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer aufgeführt werden. Weisen Rechnungsaussteller in der Schlussrechnung die erhaltenen Anzahlungen nicht oder nur als Bruttobetrag aus, muss die darin enthaltene Umsatzsteuer erneut an das Finanzamt abgeführt werden.

Für Betriebsprüfer ist diese Umsatzsteuerfalle ein gefundenes Fressen. Rechnungsaussteller sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob sie ihre Ausgangsrechnungen korrekt erstellen. Rechnungsempfänger sollten eingehende Schlussrechnungen besonders aufmerksam kontrollieren. Bei Bedarf sollten sie eine korrigierte Rechnung anfordern. In jedem Fall dürfen sie die Vorsteuer nur einmal abziehen.

Die Rechnungsaussteller können zwar durch eine Korrektur der Rechnungen die mehrfache Umsatzsteuerschuld beseitigen; allerdings erlischt die Schuld erst zum Zeitpunkt der Korrektur. "Betroffene Unternehmen bleiben in jedem Fall auf Zinszahlungen an das Finanzamt sitzen", betont DHPG-Steuerberater Klöttschen. Die Finanzbehörden lassen sich Steuernachzahlungen mit stolzen 6 Prozent verzinsen. Da die Fehler durch Betriebsprüfungen meist erst Jahre später aufgedeckt werden, kommt schnell eine hohe Summe zusammen.

Erhöhte Vorsicht ist auch bei Pro-forma-Rechnungen gefragt, die Kunden als Vorausrechnung etwa zur Finanzierung des betreffenden Geschäftes zur Verfügung gestellt werden. Ein einfaches Duplikat der Originalrechnung mit dem Vermerk "Pro-forma-Rechnung" kann Konflikte mit den Finanzbehörden nach sich ziehen. Schnell vertritt die Finanzverwaltung den Standpunkt, dass die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen wurde. Weitblick ist auch aufgrund der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Az. V R 44/09) gefragt: Demnach schulden Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer aus Vorausrechnungen per se, wenn nicht eindeutig erkennbar ist, dass die Vorausrechnung eine noch nicht erbrachte Leistung betrifft. DHPG-Steuerberater Klöttschen empfiehlt deshalb: "Auf Pro-forma-Rechnungen sollte unbedingt vermerkt werden, dass die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt."