Voraussetzungen für Steuerfreiheit und Lohnsteuerpauschalierung bei Zusatzleistungen des Arbeitgebers

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber im Rahmen seiner Dokumentationspflichten nachweisen, dass diese Voraussetzungen tatsächlich vorgelegen haben. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor oder kann der Arbeitgeber die entsprechenden Nachweise nicht erbringen, sind Beanstandungen im Rahmen der nächsten Lohnsteueraußenprüfung vorprogrammiert.

Der Bundesfinanzhof hat sich mit zwei aktuellen Urteilen vom 19.09.12 (VI R 54/11, VI R 55/11) mit der Klärung der Frage auseinandergesetzt, was unter "ohnehin geschuldetem Arbeitslohn" zu verstehen ist und welche Nachweise der Arbeitgeber bei Erholungsbeihilfen zu erbringen hat, um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer die Erholungsbeihilfe tatsächlich zu Erholungszwecken verwendet hat.

BFH-Urteil vom 19.09.12, VI R 54/11

Im ersten streitigen Sachverhalt hat ein Arbeitgeber im Rahmen einer Umstrukturierungsmaßnahme die Löhne herabgesetzt und um monatliche Zusatzleistungen ergänzt, z.B.

• die Überlassung einer Tankkarte,
• Zuschüsse für Telefon-, Handy- und Internetnutzung,
• Krankheitskosten- und Kindergartenzuschüsse und
• Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung.

Wenn die persönlichen bzw. rechtlichen Voraussetzungen für diese Zusatzleistungen nicht vorlagen, z.B. weil der Arbeitnehmer keine Kinder hatte, bestand ein finanzieller Ausgleichsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber. Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung beanstandete das Finanzamt, dass es sich bei den Zusatzleistungen nicht um Zahlungen handelt, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt würden. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass der Gesetzgeber bewusst zwischen regulären Lohnzahlungen und Zahlungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unterschieden hat. Bei diesen Leistungen kann es sich nur dann um freiwillige Sonderzahlungen des Arbeitgebers handeln, wenn kein arbeitsrechtlicher Anspruch besteht. Der Gesetzgeber wollte durch die ausdrückliche Bestimmung "zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" die vorgesehenen Steuervergünstigungen und Steuerbefreiungen auf solche Zusatzleistungen beschränken, zu denen der Arbeitgeber nicht ohnehin verpflichtet ist und verhindern, dass regulär zu besteuernder Arbeitslohn in steuerfreie Zuschüsse umgewandelt wird.

BFH-Urteil vom 19.09.12, VI R 55/11

Der zweite streitige Sachverhalt war ähnlich gelagert wie der erste. Das Finanzamt beanstandete zum einen, dass die gewährten Zusatzleistungen nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht würden, sondern ein arbeitsvertraglicher Anspruch bestanden hätte und damit die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit bzw. Pauschalversteuerung nicht vorlägen. Darüber hinaus wurde beanstandet, dass bei den vom Arbeitgeber gewährten Erholungsbeihilfen die Verwendung dieser Geldmittel zu Erholungszwecken nicht sichergestellt gewesen sei. Der Arbeitgeber hatte zwar vordruckmäßige Erklärungen der Arbeitnehmer vorgelegt, in denen die Arbeitnehmer versicherten, sie hätten die Beihilfe zu Erholungszwecken verwendet. Das Finanzamt sah diese Erklärung jedoch nicht als ausreichenden Nachweis an, dass die Zahlungen tatsächlich zu Erholungszwecken verwendet wurden.

Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 Nr. 3 EStG kann der Arbeitgeber von der Pauschalversteuerung für Erholungsbeihilfen Gebrauch machen, wenn diese insgesamt 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind pro Kalenderjahr nicht übersteigen; darüber hinaus ist vom Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Beihilfe zu Erholungszwecken verwendet wird. Damit ist nicht nur ein ganz besonderer Verwendungszweck der Zahlung vorgesehen, nämlich die Verwendung für Erholungszwecke, sondern auch eine Überprüfung durch den Arbeitgeber, dass die Arbeitnehmer die als Erholungsbeihilfen gewährten Leistungen tatsächlich zu diesem Zweck verwendet haben. Der Bundesfinanzhof vertritt die Auffassung, dass nicht von einer Sicherstellung des Verwendungszweckes durch den Arbeitgeber ausgegangen werden kann, wenn ein Arbeitgeber pauschale Erholungsbeihilfen erbringt und kein konkreter einzelfallbezogener Nachweis erbracht wird, zu welchem Zweck die Arbeitnehmer die Mittel verwendet haben. Die - sicherlich plausible - Vermutung, dass die gewährten Erholungsbeihilfen betragsmäßig nicht die für Freizeitveranstaltungen und Urlaube jährlich getätigten Aufwendungen der Arbeitnehmer übersteigen, sah der Bundesfinanzhof als nicht ausreichend an, weil durch diese Vermutung die tatsächliche Mittelverwendung nicht sichergestellt ist.

Arbeitgeberhaftung

Der Arbeitgeber ist im Rahmen seiner Arbeitgeberpflichten dazu verpflichtet, die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalversteuerung nachzuweisen. Liegen die materiell-rechtlichen Voraussetzungen nicht vor oder kann der Arbeitgeber diese Voraussetzungen nicht nachweisen, kann das Finanzamt den steuerfrei belassenen oder pauschalversteuerten Arbeitslohn umqualifizieren in Arbeitslohn, der der Regelversteuerung und der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Darüber hinaus haftet der Arbeitgeber für die zu wenig einbehaltenen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzugsbeträge. Im Idealfall kann der Arbeitgeber die nachzuzahlenden Beträge an die Arbeitnehmer weiterbelasten. Hinsichtlich der Sozialversicherungsbeiträge ist jedoch das gesetzliche Rückbelastungsverbot zu beachten, wonach nur die Arbeitnehmeranteile der letzten drei Lohnzahlungszeiträume an weiterbelastet werden können. Die darüber hinausgehenden Beträge sowie die Arbeitgeberanteile gehen in vollem Umfang zu Lasten des Arbeitgebers.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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