Tipps zur formellen Gestaltung einer Pressemitteilung

Gestaltung

Ihre Pressemitteilung sollte auf Ihrem Firmenpapier erscheinen und nicht länger als eine DIN-A4-Seite sein. Ausnahmen sind erlaubt, aber da Journalisten nur selten Zeit und Lust haben, mehr als eine Seite zu lesen, müssen Sie einen guten Grund haben, mehr zu schreiben. Wählen Sie einen gut lesbaren Schrifttyp, eine Schriftgröße von zehn oder zwölf Punkt, und bleiben Sie dabei. Grafische Spielereien wie Schrifttypenwechsel können Sie den Gestaltungsprofis überlassen, meist wirken sie nur verwirrend und lenken vom Eigentlichen ab. Überschrift und Unterzeile sollten fettiert, die Überschrift zudem ein oder zwei Punkt größer als der Fließtext sein. Wählen Sie einen ausreichend großen Zeilenabstand, mindestens 1,3, gliedern Sie Ihren Text in Abschnitte und setzen Sie Zwischenüberschriften. Dann kann der Leser den Inhalt schon grob auf einen Blick einordnen. Lassen Sie einen ausreichend großen Rand, damit Platz für Anmerkungen und Notizen bleibt.


Sprache

„Schreiben ist leicht. Man muss nur die falschen Wörter weglassen“, meinte Mark Twain, der auch als Journalist arbeitete. Ein schönes Zitat, das die Mühe, die hinter einer gut geschriebenen Geschichte steht, mit feiner Ironie vergessen lässt. In der Tat ist Schreiben jedoch ein Handwerk, das mitunter viel Arbeit macht. Da Sie aber keinen Roman, sondern eine Pressemitteilung schreiben wollen, gilt es nur einige wenige Regeln zu befolgen:

• Wählen Sie kurze Sätze.
• Formulieren Sie präzise, klar und anschaulich.
• Seien Sie, wo immer es geht, konkret.
• Schreiben Sie möglichst immer in der aktiven Form.
• Das Passiv ist meist umständlich und klingt gestelzt.
• Achten Sie auf einen lebendigen Stil, indem Sie Verben benutzen und keine Substantiv-Bleiwüste entstehen lassen.
• Setzen Sie Adjektive stets sparsam ein.
• Vermeiden Sie Fremdwörter.
• Erklären Sie Fachvokabular.
• Verzichten Sie auf Modeausdrücke.

Versand

Sie haben drei Möglichkeiten, Ihre Pressemitteilung zu verschicken. Per Post, Fax oder E-Mail. Die E-Mail-Variante ist die gängigste, sie ist kostengünstig und sparsam. Allerdings wird sie mittlerweile fast inflationär eingesetzt, viele Journalisten bekommen nicht weniger als 100 Pressemitteilungen per E-Mail pro Tag. Wenn da die Überschrift bzw. das Betreff-Feld nicht wirklich überzeugt, landet Ihr Text mit einem Klick im Papierkorb. Um sich von der Masse abzuheben, sind daher einige PR-Redakteure wieder dazu übergegangen, Ihre Informationen per Post zu versenden. Aber auch das ist keine Garantie für Aufmerksamkeit, wie die sich türmenden Briefstapel in vielen Büros belegen. Schließlich müssen Sie entscheiden, welche Versandform Ihnen die liebste ist. Mit der Zeit werden Sie auch die Vorlieben Ihrer Ansprechpartner kennen und auf diese eingehen können. In vielen Veranstaltungsredaktionen beispielsweise surrt noch immer das Fax.


Nachtelefonieren

„Haben Sie meine E-Mail bekommen?“, ist mit Sicherheit ein Satz, den kein Journalist hören möchte. Wer an die 100 EMails täglich im elektronischen Postkasten vorfindet, will nicht auch noch Auskunft darüber geben müssen, ob Ihre auch dabei war. Wenn Sie etwa drei Tage nach Versenden Ihrer Pressemitteilung nachhaken wollen, dann seien Sie behutsam. Sprechen Sie nicht von Ihrer E-Mail, sondern von Ihrem Anliegen. Unter Umständen kommt es dem Journalisten bekannt vor, wenn nicht, hat er Ihre Pressemitteilung nicht gelesen. Dann müssen Sie im persönlichen Gespräch erklären, warum Ihr Thema wichtig ist. Wenn Sie überzeugen können, wunderbar. Wenn nicht, dann bei der nächsten Gelegenheit.


Checkliste Pressemitteilung

• Datum und Ort nennen
• peppige Überschrift wählen
• das Wichtigste zuerst
• die W-Fragen beantworten
• Informationen auf den Punkt bringen
• zusätzliches Material anbieten
• Kontakt angeben

Tipp:

Lassen Sie Ihre Pressemitteilung unbedingt von einem Kollegen oder Freund gegenlesen. Was für Sie vollkommen selbstverständlich ist, kommt beim Anderen unter Umständen gar nicht so an. Feedback ist unersetzlich. Und nicht zuletzt: Lassen Sie Korrekturlesen. Nichts wirkt unprofessioneller als Grammatikfehler.

Quelle: Eva Hepper, Auszug aus der Fach-Broschüre "Erfolgreiche Pressearbeit"