So verleihen Sie Ihrem Chef mehr Struktur

Effektive Kommunikation ist für die funktionierende Zusammenarbeit mit einem Chef, dem gelegentlich die Ordnung fehlt, besonders wichtig. Oft sind solche Chefs sehr kreativ, denken weit voraus und entwickeln Ideen. Meiner Erfahrung nach ist es dann manchmal schwer, dem Chef zu folgen, weil nicht jeder Gedanke auch ausgesprochen wird.

Ich empfehle Ihnen deshalb, unbedingt ein tägliches Abstimmungsgespräch zu führen, in dem Sie fragen, welche Aufgaben an diesem Tag erledigt werden sollten, welche Prioritäten Ihr Chef oder Ihre Chefin setzt, was nach Ihrem Feierabend noch passiert ist usw. Auch Sie haben die Möglichkeit, Ihre Fragen loszuwerden und Offenes abzuklären.

Sie sind ein Organisationstalent? Wunderbar, dann sind Sie die perfekte Besetzung! Nutzen Sie also Ihr Potential und gehen Sie die Organisation des Assistenzbereichs logisch und strukturiert an. Bewegen Sie Ihren Vorgesetzten dazu, alle Unterlagen, die nicht sofort bearbeitet werden, bei Ihnen zu hinterlegen. So sparen Sie viel Zeit für das Suchen von Unterlagen und im Chef-Büro herrscht weniger kreatives Chaos. Die Unterlagen, die er oder sie bei sich behält, sollten in Mappen gelegt werden. Arbeiten Sie möglichst mit Farben, so dass ein kreativer Kopf sofort assoziieren kann, worum es sich bei der Mappe handelt. Überlegen Sie gemeinsam, welche Farben Sinn machen und setzen Sie dies schnellstmöglich in die Tat um, damit rasch eine Routine entsteht.

Vermeiden Sie es, soweit es geht, Ihrer Führungskraft Originale zu geben. Lässt es sich einmal nicht vermeiden, beispielsweise bei Unterschriften, machen Sie sich stets eine Sicherheitskopie oder einen Scan. Generell sollten Sie sich wichtige Dinge kopieren oder einscannen, um im Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Überlegen Sie zudem, ob Sie eine Liste führen möchten, in der Sie alles erfassen, was Sie Ihrem Chef oder Ihrer Chefin gegeben haben. Sie können darin notieren, wohin der Vorgang dann gegangen ist: Haben Sie ihn zurückbekommen oder liegt er noch beim Chef? Haben Sie ihn an einen Kollegen übergeben? Das kostet etwas Zeit, kann aber helfen, Ihnen mehr Sicherheit zu geben.

Zum Schluss noch ein Tipp zu Ihrer eigenen Persönlichkeit: In der Assistenz ist Loyalität – wie Sie wissen – generell sehr wichtig. Achten Sie aber darauf, dass Sie sich nicht für die Fehler oder Versäumnisse Ihrer Führungskraft in die Verantwortung nehmen lassen.

Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.