So erstellen Sie eine effektives Onboarding-Konzept

In unserem Blogbeitrag verraten wir Ihnen deshalb, wie Ihr Onboarding-Konzept aussehen könnte, das neue Mitarbeitende begeistert und zu bleibenden Talenten macht! Stellen Sie sich vor, Sie treten voller Energie und Motivation Ihren neuen Job an – und niemand ist da, um Sie einzuarbeiten. Ihre Fragen werden nicht beantwortet und Ihr Team hat offenbar Besseres zu tun, als Sie an Bord zu holen. Kein Wunder, dass Sie sich lieber nach etwas anderem umsehen!

Denn gerade in den aufregenden ersten Wochen müssen neue Mitarbeitende sich erstmal am Arbeitsplatz zurechtfinden – nicht nur die Arbeitsabläufe betreffend, sondern auch die Unternehmenskultur und die Zwischenmenschlichkeit.

Dass Unternehmen Ihre neuen Talente dabei unterstützen, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Denn auch für die Arbeitgeberseite ist ein strukturiertes Onboarding wichtig, in dem die Abläufe und Zuständigen von Orientierung bis Einarbeitung festgelegt sind. Wussten Sie, dass Unternehmen, die ein solches Onboarding nutzen, in einer Studie über 90 % der neu Eingestellten über das erste Jahr hinaus halten konnten?

Oder, als HR-Profi ausgedrückt: In einem guten Onboarding liegt unheimlich viel Potential, schon vor dem ersten Arbeitstag echte Connections zu Ihren neuen Talenten aufzubauen und sie für eine gemeinsame Unternehmenszukunft zu begeistern!

Tipps für Ihr erfolgreiches Onboarding-Konzept

Ein gutes Onboarding ist nicht nach einer Woche erledigt, ganz im Gegenteil! Die drei wichtigsten Onboarding-Phasen spannen sich über Monate. Das klingt vielleicht erstmal nach ganz schön viel Arbeit, aber die lohnt sich für beide Seiten. Einige Abläufe lassen sich, wenn sie sich einmal bewährt haben, zudem automatisieren, und dank der Digitalisierung stehen Onboarding-Elemente wie Weiterbildungen zeitunabhängig online zur Verfügung. Auch das spart Ihnen wertvolle Zeit.

Phase 1: Pre-Boarding – bitte nicht zu spät anfangen!

Unvorbereitet an den neuen Arbeitsplatz? Bitte nicht, sagen viele neue Mitarbeitende! Sie wüssten gern schon vor Tag 1, was auf sie zukommt. Dabei geht es um weit mehr als den Arbeitsvertrag, der natürlich schon vorliegen sollte. Am Wichtigsten waren zukünftigen Mitarbeitenden in einer Studie von 2016 Informationen zu Ihrem Jobprofil (81 %), aber auch über ihr Team, eventuelle Vorschriften und die Benefits hätten sie gern schon vorher mehr gewusst.

Viele Unternehmen erweitern ihr Onboarding deshalb auf ein Pre-Boarding. Sie verschicken kleine Info-Pakete zum neuen Job, denen eine persönliche Begrüßung beiliegt oder laden zukünftige Mitarbeitende schon vorab zu Events wie Weihnachts- und anderen Firmenfeiern oder ganz gemütlich zum Teamlunch ein – natürlich auf freiwilliger Basis.

Ein gutes Pre-Boarding macht Lust auf den neuen Job und gibt beiden Seiten Sicherheit: Neue Mitarbeitende fühlen sich von Anfang an wertgeschätzt und gut auf ihren ersten Tag vorbereitet und können sich auf die positiven Aspekte des Jobstarts konzentrieren.

Das Pre-Boarding startet etwa einen Monat bis zwei Wochen vor Arbeitsbeginn.

Phase 2: Orientierung – wer macht hier eigentlich was?

Jetzt beginnt die wichtigste Phase Ihres Onboardings! Sie haben Ihr neues Teammitglied herzlich empfangen und ihm oder ihr einen Arbeitsplatz zugewiesen. Wie sieht es mit der technischen Einweisung und der Zuweisung einer Ansprechperson aus? Sie ist eine der wichtigsten Anlaufstellen für Ihr neues Teammitglied und dafür zuständig, ihm oder ihr bei Fragen und Problemen weiterzuhelfen, aber auch proaktiv auf ihn oder sie zuzugehen und bei der sozialen Integration behilflich zu sein. Mentorinnen und Mentoren sollten selbstverständlich bereits erfahren sein und mit verschiedenen Charakteren umgehen können.

Spätestens am Ende der ersten Arbeitswoche sollten Sie ein Feedbackgespräch mit neuen Mitarbeitenden suchen. Was ist gut gelaufen, wo ist noch Unsicherheit?

Die Orientierungsphase des Onboarding-Prozesses geht typischerweise vom ersten Arbeitstag einige Wochen lang bis etwa zum dritten Monat, in dem neue Mitarbeitende schon größtenteils selbstständig arbeiten sollten – aber dennoch in regelmäßigem Kontakt mit ihrer Ansprechperson stehen.

Phase 3: Integration – ein Blick in die (gemeinsame?) Zukunft

Ihr neues Teammitglied macht sich bewährt! Er oder sie leistet tolle Arbeit, lernt dazu und hat die Probezeit fast abgeschlossen. Sie starten jetzt gemeinsam in eine wichtige Phase, die entscheidend dafür ist, ob Sie auf Dauer zusammenpassen. Interne Weiterbildungen, gelegentliche Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Feedbackgespräche stehen nun auf Ihrem Plan. Ist Ihr Teammitglied zufrieden? Wie möchte er oder sie sich in der Firma weiterentwickeln?

Die abschließende Integrationsphase des Onboarding-Prozesses findet etwa drei bis sechs Monate nach Arbeitsbeginn statt.

Darauf sollten Sie bei Ihrem Onboarding-Konzept achten

Nach den Phasen des Onboardings schauen wir uns nun ein paar wichtige Punkte an, die Sie beachten sollten, wenn Sie Ihr Onboarding-Konzept erstellen.

Berücksichtigt Ihr Onboarding-Konzept Homeoffice?

Onboarding muss auch im Homeoffice möglich sein! Das schönste Onboarding-Konzept-Beispiel taugt nur halb so viel, wenn es nur "vor Ort" funktioniert. Denn Homeoffice und Remote Work sind gekommen, um zu bleiben: Eine Bitkom-Studie fand 2022 heraus, dass 9 von 10 Erwerbstätigen in Deutschland zumindest teilweise mobil arbeiten möchten.

Erstellen Sie eine Übersicht, sodass neue Mitarbeitende wissen, wo Sie sich im Onboarding-Prozess befinden

Legen Sie offen, wie Ihr Onboarding abläuft: So können auch zukünftige und neue Mitarbeitende bereits einsehen, was sie erwartet. Ein Orientation Workflow Management bietet eine klare Übersicht über die einzelnen Prozesse und vereinfacht den guten Start in den neuen Job.

Schaffen Sie eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben. Ein Task-Management-System bietet neuen Mitarbeitenden einen praktischen Überblick über ihre nächsten Aufgaben. Diese können nach der Erledigung im System abgehakt und mit Anmerkungen versehen werden. So können neue Mitarbeitende ihren eigenen Fortschritt festhalten und verfolgen.

Fertigen Sie ein Employee Handbook an! In einem solchen zentralen (digitalen) Handbuch können neue Mitarbeitende alles Wichtige zu ihrem Aufgabenbereich nachschlagen und Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens nachlesen.

Vermeiden Sie Information Overload, denn zu viel auf einmal ist schnell zu viel des Guten! Neue Mitarbeitende sollten nach und nach in die Unternehmenskultur und die Aufgaben eingeführt werden.

Verbessern und automatisieren Sie Ihr Onboarding-Konzept mit dem Feedback Ihrer Mitarbeitenden

Holen Sie sich Feedback: Ein zu statisches Onboarding kann neue Mitarbeitende abschrecken. Beziehen Sie sie daher aktiv in den Onboarding-Prozess mit ein. Das Feedback, das sie erhalten, kann Ihnen bei vielen weiteren Onboardings nützlich sein.

Standardisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess nach und nach: Ihr Onboarding sollte so strukturiert sein, dass es selbstorganisiert ablaufen kann. Legen Sie fest, welche Teile der Prozesse eigenständig durchgeführt werden müssen und welche automatisiert ablaufen können.

Ganz klar: Viele dieser Schritte sprechen für ein digitales Onboarding. Denken Sie noch einen Schritt weiter – zum VR-Onboarding!

Bringen Sie Ihr Onboarding-Konzept mit VR aufs nächste Level!

Die Integration von Virtual Reality in Onboarding-Konzepte ermöglicht eine ganz neue, digital-interaktive Herangehensweise an die Einarbeitung neuer Teammitglieder. Statt passiv einen Film zu schauen oder eine Präsentation zu verfolgen, lernen Mitarbeitende in VR aktiv und präsent, aber dennoch orts- und zeitunabhängig. Das ist nicht nur für Mitarbeitende im Homeoffice ein Segen. Unternehmen können dank VR auch komplexe, aufwändige oder riskante Inhalte, etwa in Sicherheitstrainings, sicher und – nach dem ersten Anschaffen von VR-Hardware und -Software – kosteneffizient vermitteln. Besser "hängen" bleiben die Informationen auch. Schon 2018 fand eine Studie aus den USA heraus, dass VR die Merkfähigkeit steigern kann.

Diese VR-Möglichkeiten ergänzen Ihr Onboarding-Konzept perfekt

Viele Unternehmen richten für ihr Onboarding eine zentrale Plattform ein. Diese können Sie perfekt mit den Möglichkeiten von Virtual Reality ergänzen, um Ihr Onboarding von der ersten bis zur dritten Phase lehrreich und spannend zu gestalten.

• Arbeitssicherheitstraining: Viele Trainings sind zeitintensiv, aufwändig und teuer. Dazu kommt die problematische Terminfindung. Doch viele Schulungen lassen sich auch in VR durchführen. Einmal aufgezeichnet, können neue Mitarbeitende dank der VR-Brille hautnah mit dabei sein und sich weiterbilden, ohne vor Ort sein zu müssen. Dank VR werden die Inhalte viel realitätsnaher und intensiver vermittelt als in der trockenen Theorie – das steigert zusätzlich die Lernmotivation und Merkfähigkeit!
• Neue Prozesse schulen: Auch firmeninterne Prozesse können über VR erlernt und trainiert werden. So kann etwa der Kundenservice über den Umgang mit einem neuen Produkt geschult werden.
• Soft Skills trainieren: VR kann nicht "nur" Hard, sondern auch die Soft Skills Ihrer Mitarbeitenden fördern. Apps wie VR EasySpeech helfen dabei, die eigenen rhetorischen Fähigkeiten zu stärken und sich etwa auf wichtige Präsentationen vorzubereiten. Je nach Lizenz kann die ganze Firma die App nutzen.
• Führungen durchs Unternehmen: In der Virtuellen Realität lassen sich Räume in Unternehmen, Fabriken, Schulen, Parks, Museen und vielen anderen Orten exakt nachbilden. Unternehmen können neue Mitarbeitende auf einen virtuellen Rundgang durch ihre Räume einladen, sodass sie ihren Arbeitsplatz schon vor dem ersten Tag besichtigen können.
• Treffen mit der Geschäftsführung: Gerade die Geschäftsführung ist oft unterwegs. Über VR ist ein Treffen mit neuen Mitarbeitenden unkompliziert möglich – auch ein Willkommensvideo ist denkbar.
• Notfallprotokolle: Wo hängt der Feuerlöscher, wo der Erste-Hilfe-Kasten? Wo sammeln wir uns im Notfall? Was passiert bei einem Hacking-Angriff? Zu diesen wichtigen Fragen können Mitarbeitende in VR-Protokollen und -Simulationen Antworten finden.

Sie sehen: Digitales Onboarding und VR-Onboarding passen super zusammen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihres Onboarding-Konzepts, mit dem Sie Zeit und Kosten sparen, neue Mitarbeitende begeistern und Ihre Arbeitgebermarke als modern arbeitendes Unternehmen stärken!

Ist Virtual Reality Training etwas für Sie oder Ihr Unternehmen? Gerne beraten wir dabei, wie VR EeasyOnboarding nach den eigenen Bedürfnissen eingesetzt werden kann – kostenlos und unverbindlich.