Selbstorganisation – Warum ist sie so wichtig?

Kürzlich sprach ich mit einer Personalerin, die mir erschüttert berichtete, wie schlecht es um die Selbstorganisation vor allem der nachwachsenden Sekretariatskräfte stünde. Viele wüssten zu wenig darüber. Vielleicht wird ihnen zu wenig vermittelt, dass gutes Selbstmanagement zur Basis einer guten Assistenzarbeit gehört. Wie soll eine Assistenz einen – womöglich chaotischen – Chef und sein Sekretariat mit allen Facetten im Griff haben, wenn nicht einmal der eigene Arbeitsplatz vernünftig organisiert ist?

Wenn einer Sekretärin hin und wieder etwas verloren geht oder Chef und Kollegen warten müssen, weil wichtige Informationen und Unterlagen nicht sofort parat sind, hinterlässt das einen unprofessionellen Eindruck. Selbst beim geduldigsten Chef. Doch diese Situation lässt sich verbessern.

Gerade heutzutage gibt es viele Tools, mit deren Hilfe Sie Ordnung schaffen können und den Überblick behalten. Sie müssen sie nur nutzen:

• Checklisten für wiederkehrende Aufgaben
• Doodle für einfachere Terminplanung
• Outlook-Aufgaben mit Erinnerungsfunktion
• Ordnungsmappen, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufgaben priorisieren können
• Ablagekörbe – wenn hilfreich in verschiedenen Farben
• Tagesaktionspläne, die Ihrem Tag Struktur geben und Ihnen helfen, Zeit zu sparen

Die Liste könnte lange fortgeführt werden. Es gibt unzählige Fachartikel, Bücher, Seminare und Trainings, die Ihnen weiterhelfen können.

Wichtig ist, dass Sie sich mit diesen Themen befassen. Probieren Sie verschiedene Tools aus und finden Sie so heraus, was zu Ihnen und Ihrem Arbeitsstil passt. Geben Sie den Tools eine Art Probezeit, passen Sie sie Ihren Bedürfnissen an und erfahren Sie, wie sich Ihr Arbeitsplatz schnell vom chaotischen zu einem professionellen verwandelt.

So machen Sie übrigens auch Eindruck beim Chef. Er wird merken, dass Sie besser organisiert sind und er sich wirklich und immer auf Sie verlassen kann. Auch Ihre Urlaubsvertretung wird sich besser in Ihren Themen und Projekten zurechtfinden und es Ihnen danken.

Viele Grüße

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.