Optimale Entscheidungsvorbereitung für die Führungskraft

Ziel der Entscheidungsvorbereitung ist es, dem Chef alle Alternativen mit ihren Vorteilen und Nachteilen aufzuzeigen. So hat er eine solide Grundlage, um eine Entscheidung zu treffen; die vorbereitenden Arbeiten hierzu werden von der Assistenz zusammengestellt.

Diese folgenden Fragen müssen dafür im Vorfeld mit der Führungskraft geklärt werden:

• Welche Kriterien sind wichtig für die Entscheidungsfindung? (z. B. Preise)
• Welche Priorität oder Gewichtung haben die einzelnen Kriterien?
• Welche Fristen und Termine sind zu berücksichtigen?
• Welche direkten und/oder indirekten Kosten und Aufwendungen müssen berücksichtigt werden? (Bedenken Sie auch eventuelle Nebenkosten!)
• Welchen Nutzen bringt die Entscheidung mit sich? (Hierbei sollten Sie natürlich auch die Unternehmensziele im Auge behalten.)
• Welche Personen und/oder Projekte sind betroffen oder müssen eingebunden werden?

Sprechen Sie zunächst mit Ihrer Führungskraft, um abzuklären, welche Entscheidungskriterien und Prioritäten er oder sie hat (siehe Fragen 1 und 2). Stellen Sie dann alle Alternativen zusammen und beginnen Sie mit dem Zusammentragen aller notwendigen Informationen. Bereiten Sie diese Informationen so übersichtlich auf, dass Ihre Führungskraft schnell und mit wenig Aufwand erfassen kann, wie die Datenlage ist. Hierbei helfen beispielsweise Visualisierungen wie Tabellen oder Diagramme. Ist Ihr Papier sehr umfangreich, sollte eine Zusammenfassung nicht fehlen, damit der Leseaufwand nicht zu hoch wird. Schließlich sollen Sie entlasten und Zeit sparen.

Setzen Sie Ihre Führungskraft niemals unter Druck, indem Sie auf eine Entscheidung drängen. Auch ist es nicht die Aufgabe einer Assistenz, die Entscheidung abzunehmen.

Sorgen Sie unbedingt für eine vollständige Informationsdecke. Lückenhafte Informationen sind ebenso fehl am Platz wie zu ausführliche Texte, Rechenfehler oder eine schlechte Darstellung der Daten. Überprüfen Sie also Ihre Vorlage genau, bevor Sie auf dem Schreibtisch der Führungskraft landet.

Viel Spaß bei dieser Herausforderung wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.