Neue Auslandsreisekostentabelle ab 01.01.2012

Auslandsdienstreisen

In der Auslandsreisekostentabelle werden sowohl die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen als auch die Pauschbeträge für Übernachtungskosten bekannt gegeben.

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland gilt der jeweilige Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei eintägigen Auslandsreisen und für Rückreisetage vom Ausland in das Inland ist der jeweilige Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Soweit ein Land in der Auslandsreisekostentabelle nicht genannt ist, ist der Pauschbetrag für Luxemburg anzusetzen; bei Übersee- und Außengebieten eines Landes, die in der Tabelle nicht ausgewiesen sind, ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag anzusetzen. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend. Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Bitte beachten Sie: Bei Verpflegungsmehraufwendungen sind stets und ausschließlich die Pauschbeträge anzusetzen. Auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers die hier genannten Pauschbeträge übersteigen, dürfen höchstens die in der Auslandsreisekostentabelle genannten Beträge steuerfrei erstattet werden. Werden höhere Beträge erstattet, handelt es sich stets um steuer- und ggf. beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Bei den Übernachtungskosten hingegen können wahlweise auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Dies gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten die Pauschbeträge übersteigen.

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Abweichungen von den gesetzlich zulässigen Höchstbeträgen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die auf einer Dienstreise entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten, soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten werden. Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder nur geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer die Differenzbeträge im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge, als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge, handelt es sich hinsichtlich der übersteigenden Anteile stets um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Pauschalversteuerung

Soweit die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um nicht mehr als 100 % überschritten werden, kann eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. pauschaler Kirchensteuer durchgeführt werden. Wird von dieser Art der Pauschalversteuerung Gebrauch gemacht, handelt es sich nicht um sozialversicherungspflichtiges Entgelt.

Werden die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge um mehr als 100 % überschritten, ist eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG nicht möglich. Es handelt sich in voller Höhe um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt.

Alternativ kann jedoch eine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG durchgeführt werden. Hierbei hat der Arbeitgeber auf Grund der persönlichen Besteuerungsgrundlagen der betroffenen Arbeitnehmer einen gesonderten Pauschsteuersatz zu ermitteln.

Bitte beachten Sie, dass für die Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 1 Nr. 1 EStG ein entsprechender (formloser) Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt zu stellen ist.

Besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwendungen z.B. weil die Mindestabwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte in Höhe von 8 Stunden nicht eingehalten ist, dürfen keine Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nach der – in der Fachliteratur nicht unumstrittenen Auffassung der Finanzverwaltung keine Pauschalversteuerung gemäß § 40 Absatz 2 Nr. 4 EStG durchgeführt werden darf.

Inlandsdienstreisen

Für Dienstreisen im Inland verbleibt es bei den bisherigen Werten. Veränderungen ergeben sich nicht.

Für Dienstreisen im Inland ergeben sich die Pauschbeträge wie folgt:

Zeitpunkt der Anwendung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen

Abzuzielen ist stets auf den tatsächlichen Zeitpunkt der Auswärtstätigkeit, nicht hingegen auf den Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung. Insoweit ist für Auswärtstätigkeiten, die im Dezember 2011 durchgeführt, aber erst im Januar 2012 abgerechnet werden, das für 2011 geltende Recht anzuwenden. Bei Auslandsdienstreisen kommt insoweit die Auslandsreisekostentabelle in der alten Fassung zur Anwendung.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer und seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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