Inventur mit der Führungskraft

Im Idealfall läuft es aktuell bei Ihnen so: Ihre Führungskraft verlässt sich blind auf Sie, alle Kompetenzen und Aufgaben sind geklärt, sie sprechen sich regelmäßig – am besten täglich – miteinander über Prioritäten ab und die Zusammenarbeit läuft gut. Wozu also eine Inventur?

Ich rate Ihnen dennoch dazu, einmal oder zweimal pro Jahr eine Inventur mit dem Chef oder der Chefin zu machen, weil es viele Vorteile hat. Klären Sie einmal ausführlich, wo Sie stehen. Untersuchen Sie die Abläufe, in die Sie und Ihre Führungskraft eingebunden sind: Gibt es nicht doch Möglichkeiten der Optimierung? Hat Ihre Führungskraft Änderungs- oder Anpassungswünsche? Sind Abläufe vielleicht überholt oder gar überflüssig geworden?

In sechs oder zwölf Monaten kann sich viel ändern, was sich auch auf die Zusammenarbeit im Assistenzbereich auswirken kann. Wenn Sie dem nicht nachkommen, kann es langfristig der Qualität der Zusammenarbeit schaden, zu unnötiger Mehrarbeit führen oder gar zu Fehlern.

Zur Vorbereitung dieser Themen sollten Sie sich regelmäßig über ein Jahr verteilt Gedanken machen und Ideen immer sofort notieren. So geht Ihnen nichts verloren und Sie erkennen direkt, wenn auch einmal dringender Bedarf besteht, Abläufe zu verändern.

Möglicherweise stellen Sie Wissenslücken fest oder brauchen zu bestimmten Themen neuen Input; dann sollten Sie sich mit Ihrer Führungskraft über Weiterbildungskurse unterhalten, um weiterhin eine optimale Assistenzfunktion ausführen zu können. Zeigen Sie vor allem auf, welche Vorteile und positiven Wirkungen eine Weiterbildung für die Zusammenarbeit haben kann, so überzeugen Sie problemlos selbst die hartnäckigste Führungskraft.

Auch das Aufräumen und Ausmisten gehört zu so einer Inventur – sowohl in Ihrem Büro als auch in dem Ihrer Führungskraft. Am besten finden Sie einen gemeinsamen Inventurtermin am Anfang eines neuen Jahres. Viele Menschen haben sich dann gute Vorsätze gemacht und sind motiviert, etwas zu ändern. Außerdem können Sie beim Ausmisten gleich berücksichtigen, was Sie nach den Aufbewahrungspflichten entsorgen dürfen. Bieten Sie – vor allem den chaotischeren Führungskräften – Ihre Unterstützung an und nutzen Sie, wenn möglich und nötig, die Gelegenheit, neue Ordnungssysteme zu integrieren.

Viel Spaß und natürlich Erfolg wünscht Ihre

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.