Die Assistenz im Organigramm

Ein Organigramm soll übersichtlich darstellen, wie ein Unternehmen strukturiert und aufgebaut ist. Es bildet außerdem Hierarchien ab – die Führungskräfte oben, die Leitenden Angestellten darunter usw. Doch wohin mit der Assistenz?

Wie sieht es denn in Ihrem Unternehmen aus? Wo stehen Sie im Organigramm? Oft ist die Frage ungeklärt und es läuft auf ein simples Weglassen hinaus. Es werden nur die Geschäftsführung und die wesentlichen Leitenden Funktionen angegeben, alle anderen entfallen – oft auch wegen der Übersichtlichkeit, insbesondere in größeren Unternehmen.

Wenn es nur nach den herrschenden Hierarchien ginge, müssten Assistenz- und Sekretariatsfunktionen wohl eher im unteren Teil eins Organigramms eingeordnet werden. Doch macht es Sinn, wenn diese Funktionen so weit von ihrem Tätigkeitsbereich in den Führungsebenen angesiedelt werden?

Eine Assistenz für mehrere Führungskräfte oder in bereichsübergreifender Tätigkeit macht die Sache nur noch komplizierter. Hier bietet es sich auch durchaus an, die Assistenz zwei- oder mehrfach aufzuführen, um die Aussagekraft des Organigramms nicht zu mindern. Häufig ist dies beispielsweise in Behörden zu sehen, bei denen sich der Behördenleiter und ein Bereichsleiter eine Assistenz teilen, aber auf unterschiedlichen Hierarchieebenen stehen.

Eine Assistenz- oder Sekretariatsfunktion ist immer an diejenige Person gekoppelt, der assistiert wird. Deshalb sollte die Assistenz, auch wenn sie selbst keine Führungskraft im engeren Sinne ist (Wir kennen ja die Wahrheit…), neben ihrer Führungskraft abgebildet werden.

Dies hat einige Vorteile; beispielsweise wird so die Assistenzposition gestärkt und die Kompetenzen im Unternehmen werden verdeutlicht. Andererseits ist es außerdem leichter, wenn jemand – egal, ob intern oder extern – einen Ansprechpartner sucht, direkt einen solchen zu finden, denn die meisten Führungskräfte sind selbst viel unterwegs und schwer erreichbar.

Viel Erfolg beim eigenen Positionieren wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.