Die Abwesenheitsmail:

Weihnachten steht vor der Tür und viele von Ihnen werden wahrscheinlich bald in den wohlverdienten Weihnachtsurlaub gehen.

Was bei dem Trubel häufig untergeht bzw. am Ende, wenn man schon in Urlaubs- oder Vorweihnachtsstimmung ist, zu kurz kommt: das Einrichten einer Abwesenheitsbenachrichtigung.

Für Geschäftspartner oder Kunden ist diese Information – insbesondere in dringenden Fällen – allerdings nicht unerheblich. Kümmern Sie sich deshalb am besten frühzeitig darum.

Diese Informationen sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung enthalten:

• Betreff: Urlaub / Abwesenheit. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Einige E-Mailprogramme fügen automatisch einen solchen Betreff hinzu.
• Grußformeln (am Anfang und am Ende) und Signatur
• Zeitraum: Geben Sie den Zeitraum an, in dem Sie nicht verfügbar sind oder weisen Sie darauf hin, ab wann Sie wieder verfügbar sind.
• Übersichtlichkeit: Die Nachricht sollte insgesamt übersichtlich und nicht zu lang sein.
• Vertretung: Geben Sie an, ob E-Mails automatisch weitergeleitet werden oder nicht. Am besten geben Sie – sofern vorhanden – auch die Kontaktdaten Ihrer Vertretung an. Falls Sie eine Vertretung haben, sollten Sie überprüfen, ob deren E-Mailadresse und Kontaktdaten noch aktuell sind.
• Übersetzung: Haben Sie bzw. Ihre Firma gelegentlich mit Geschäftspartnern oder Kunden aus dem Ausland zu tun, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung auch auf Englisch zu verfassen und diese auf die deutsche Version der Nachricht folgen zu lassen.
• Testmail: Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz fertig eingerichtet haben, schicken Sie sich selbst eine E-Mail oder bitten einen Kollegen/ eine Kollegin dies zu tun. So können Sie noch einmal überprüfen, ob sich noch Fehler eingeschlichen haben.

Wenn Sie Vorlagen verwenden, achten Sie darauf, das Datum anzupassen. Im Dezember eine Abwesenheitsmail zu erhalten, in der steht, dass Mr. X vom 21.03-01.04.2014 nicht zu erreichen ist, ist nicht besonders hilfreich und hinterlässt im schlimmsten Fall auch kein besonders gutes Bild Ihrer Firma beim Empfänger dieser E-Mail.

Denjenigen, die jetzt ihre Abwesenheitsbenachrichtigung erfolgreich eingerichtet haben, wünsche ich schon einmal eine schöne Weihnachtszeit und einen erholsamen Urlaub! Alle anderen lesen am 22. Dezember noch einmal von mir.