Der Fiskus sponsert auch private Reisen

Berufstätige können die Flug-, Fahrtkosten und Übernachtungskosten selbst dann von der Steuer absetzen, wenn eine Geschäftsreise auch für die Freizeit genutzt wird. Das gelingt sogar bei einem Aufenthalt im Ausland an touristisch attraktiven Orten, da sich die angefallenen Aufwendungen der Reise in privat und beruflich aufteilen lassen und dann nach diesem Verhältnis als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar sind. Dem Finanzamt gegenüber kann dies durch die Zeiten nachgewiesen werden, die auf Tagung oder Geschäftstermine und auf Erholung oder Besichtigungen entfallen. Auf diese neue steuerliche Möglichkeit weist die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hin.

Der Bundesfinanzhof hat in zwei aktuellen Urteilen den Abzug als Werbungskosten erlaubt, wenn die Teilnahme an einem Fortbildungskurs am Gardasee auch in nicht unerheblichem Umfang Gelegenheit zur Ausübung verbreiteter Sportarten genutzt wird. Das gelingt bei Auslandsreisen allerdings nur dann erfolgreich, wenn der Berufstätige den Anteil für dienstliche und private Aktivitäten nachweist und die jeweils verbrachte Zeit dokumentiert (Az. VI R 66/04 und VI R 5/07). Dann lässt sich ähnlich wie bei der Benutzung des heimischen PC ein Teil der Aufwendungen von der Steuer absetzen. „Bei gemischten Reisekosten gibt es nämlich kein Alles-oder-nichts-Prinzip, sodass sie nach objektiven Kriterien und insbesondere anhand der Stundenzahl in privat und beruflich gesplittet werden dürfen“, erläutert Steuerberater Volker Schmidt von Ebner Stolz Mönning Bachem.

Lassen sich also die Aufwendungen einer Reise diesseits und jenseits der Grenze klar erkennbar auf einen dienstlichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar oder der Arbeitgeber kann sie insoweit steuerfrei erstatten. Dazu gehören beispielsweise Kongressgebühren, Hotelrechnungen und Verpflegungsmehraufwendungen für den dem beruflichen Anlass zuzuordnenden Reiseteil. Darüber hinaus sind auch die Fahrtkosten für Pkw, Bahn oder Flieger zu berücksichtigen. „Dies können auch Unternehmer und Freiberufler im Rahmen einer Geschäftsreise nutzen, wenn sie ihre Tour um ein paar Urlaubstage oder aus anderen privaten Gründen verlängern“, weiß der Experte.

Der berufliche Anteil der Reise darf allerdings nicht nur eine untergeordnete Randerscheinung darstellen. Wer beispielsweise zwei Wochen zum Bergsteigen in Südtirol verbringt und dort an einem Vormittag einen Geschäftspartner trifft, kann seine Kosten auch nicht anteilig absetzen. Denn das Finanzamt akzeptiert nur Aufwendungen, die für den Beruf einen nicht nur unbedeutenden Hintergrund haben. Darüber hinaus müssen die übrigen privaten Zeitanteile eindeutig feststehen und eine klare Trennung ermöglichen. „Das lässt leicht ermitteln, wenn etwa ein Angestellter acht Tage im Ausland verbringt, davon an vier Tagen eine Fachmesse besucht und die anschließenden Tage zur Erholung nutzt oder ein Freiberufler bis mittags Fachvorträge halt und nachmittags auf Erkundigungstour geht“, schildert Schmidt. Dann lassen sich die Hälfte der Flug- und Hotelkosten sowie hälftig die Verpflegungspauschalen steuerlich geltend machen. Hinzu kommen in voller Höhe die Tagungsgebühren.

Berufstätige haben gegenüber dem Finanzamt eine Nachweispflicht, nur dann gelingt der Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Hierfür ist festzuhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang geschäftliche Aktivitäten vorgelegen haben. Werden die Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht das zu Lasten der Steuerzahler. Um dem vorzubeugen, sollten daher sämtliche Belege gesammelt werden, die den beruflichen Anlass dokumentieren. Hilfreich sind hierbei etwa Einladungsschreiben von Kunden oder Lieferanten oder Lehrgangs- und Seminarunterlagen, die sowohl die Dauer der Fortbildung, den Inhalt als auch die Teilnehmerzusammensetzung dokumentieren. „Wird erst nach der Beendigung der Reise oder mit Erstellung der Steuererklärung an diese Nachweispflicht gedacht, ist es oft sehr mühsam und meist schon zu spät für die lückenlose Dokumentation“, betont der Steuerberater. Durch diese Nachlässigkeit wird unnötig Steuersparpotential verschenkt, welches durch die aktuelle Rechtsprechung gerade erst ermöglicht worden ist.


Quelle: Ebner Stolz Mönning Bachem