Arbeiten für mehrere Vorgesetzte

Ja, das ist eine sehr wichtige Frage, die sich der Chefsekretärin – nennen wir sie Christina – stellt. 10 Jahre war sie nur für einen Chef verantwortlich, jetzt gab es eine Fusion und ihr Aufgabengebiet ändert sich. Ab sofort soll sie drei Chefs „managen“.

Jede gute Sekretärin / Assistentin weiß, dass der Chef nur so gut ist, wie sie ihm den Rücken frei hält.

Für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Chefs gibt es einige Regeln und Absprachen zu treffen.

Wichtiges oberstes Gebot:
Treffen Sie Absprachen mit Ihren Chefs
Wann sind Sie für wie lange für wen tätig? Wer darf auf Sie „zugreifen“ bzw. wer braucht Sie mehr als der andere? Fühlen sich alle drei wichtig? Sind sich die drei Chefs untereinander einig?

Weiterhin wichtig:
Setzen Sie unbedingt Prioritäten.
Sie können nur unterstützen, wenn die Prioritäten untereinander geklärt sind.

Nutzen Sie das Prinzip der Schriftlichkeit.
Notieren Sie alles, direkt in Ihren PC oder besorgen Sie sich eine schöne Kladde. Schreiben Sie alles auf, machen Sie sich Bemerkungen mit einem zeitlichen Rahmen.

Erkennen Sie Ihre Störfaktoren und Zeitfresser
Gerade am Anfang einer Umstrukturierung ist es sinnvoll, mit Tages- und Wochenplänen zu arbeiten, damit Sie einen Überblick behalten.

Bestehen Sie auf tägliche 5-Minuten-Gespräche – jeweils mit allen oder einer nach dem anderen
Besprechen Sie in dieser Zeit alles, was ansteht und klären Sie offene Punkte. Dies hilft Ihnen allen, sich besser zu strukturieren. Auch wenn die Chefs unterwegs sind, steht einem Telefonat nichts im Wege.

Organisieren Sie sich gut – auch rund um Ihren Schreibtisch.
Halten Sie Ordnung und nutzen Sie täglich 5 Minuten für Ihre Ablage (so beugen Sie Ablagestapeln vor).

Treten Sie selbstbewusst auf
Bleiben Sie klar in Ihrer Kommunikation und lassen Sie sich nicht verbiegen. Sie wissen, was Sie leisten.

Behalten Sie Ihre Freude und Ihren Spaß.

Und sagen Sie sich immer, wie glücklich Ihre Chefs sein können, dass diese Sie als Sekretärin haben.

Ich wünsche Ihnen viel Freude.

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.