Reisekosten: umsatzsteuerliche Neuregelung bei Beherbergungsleistungen

Die gesetzliche Neuregelung in Zusammenhang mit der Absenkung des Umsatzsteuersatzes von 19 % auf 7 % für Beherbergungsleistungen hat zum 01.01.2010 für erhebliche Unruhe bei der betrieblichen Reisekostenabrechnung geführt.

Nun hat das Bundesfinanzministerium ein Anwendungsschreiben herausgegeben, mit dem die Rechtsunsicherheiten beseitigt und die bürokratischen Hürden bei einer sog. Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers deutlich abgemildert werden.


Regelung bis 31.12.2009

Bis zum 31.12.09 war in den Übernachtungskosten regelmäßig ein Kostenanteil für das Frühstück enthalten. Soweit in der Hotelrechnung das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen wurde und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen ließ, konnte der Kostenanteil für das in diesem einheitlichen Rechnungsbetrag enthaltene Frühstück nach Maßgabe von R 9.7 Absatz 1 Satz 4 LStR pauschal mit einem Betrag in Höhe von 4,80 Euro aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.


Regelung seit 01.01.2010

Aufgrund der Absenkung des Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen von 19 % auf 7 % unterliegen die vom Hotelbetrieb erbrachten Leistungen nunmehr unterschiedlichen Steuersätzen. Daher ist es seit 01.01.2010 aus umsatzsteuerlichen Gründen nicht mehr zuläs-sig, die Kosten für die Übernachtungsleistung und die Kosten für das Frühstück in einem einheitlichen Rechnungsbetrag auszuweisen.

Daher kann das Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung nicht mehr pauschal mit 4,80 Euro bewertet werden, sondern ist mit den tatsächlichen Kosten (ortsüblicher Endpreis am Abgabeort) anzusetzen. Weil die großen Hotelketten für ein Frühstück in der Regel Kos-ten zwischen 15 und 25 Euro berechnen, haben die Arbeitnehmer seit 01.01.2010 erhebliche Nachteile bei der Reisekostenabrechnung. In diesem Zusammenhang sind geldwerte Vorteile in erheblicher Größenordnung der Lohnversteuerung zu unterwerfen bzw. dem Arbeitgeber Kosten zu erstatten.


Beispiel:

Im Rahmen einer zweitägigen Dienstreise (Beginn Montag früh um 7:30 Uhr, Ende Dienstag abend 18:30 Uhr) hat ein Arbeitnehmer bei Abwesenheit von der Wohnung bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von jeweils 12 Euro pro Reisetag. Die Kosten für die Hotelübernachtung einschließlich Frühstück werden in voller Höhe vom Arbeitgeber übernommen.

Die Hotelrechnung lautet wie folgt:

	netto	U St		brutto
Kosten für Übernachtung	93,46 €	6,54 €	7 %	100,00 €
Kosten für Frühstück	15,97 €	3,03 €	19 %	19,00 €
Summe	109,42 €	9,58 €		119,00 €

Reisekostenabrechnung für den zweiten Reisetag

Weil der Arbeitnehmer am zweiten Reisetag sowohl den Pauschalbetrag für Ver-pflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 Euro und darüber hinaus ein Frühstück als Sachbezug erhält, welches mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort in Höhe von 19 Euro zu bewerten ist, erhält der Arbeitnehmer Reisekostenerstattungen in Höhe von insgesamt 31 Euro. Weil von diesem Betrag nach Maßgabe von § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 5 EStG nur ein Betrag in Höhe von 12 Euro steuerfrei ist, ergibt sich ein steuerpflichtiger Betrag in Höhe von 19 Euro:

Reisekostenerstattung des Arbeitgebers
Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen	12,00 €
Sachbezug Frühstück	19,00 €
Summe	31,00 €
davon steuerfrei	12,00 €
davon steuerpflichtig	19,00 €

Daher muss der Arbeitgeber einen Betrag in Höhe von 19 Euro sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung unterwerfen; ersatzweise kann der Arbeit-nehmer seinem Arbeitnehmer den Betrag in Höhe von 19 Euro erstatten. Im hier vorliegenden Sachverhalt bedeutet dies, dass der Arbeitnehmer eine steuerfreie Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 Euro erhält und für das vom Arbeitgeber erhaltene Frühstück 19 Euro bezahlen muss. Im Ergebnis ist der Arbeitnehmer mit 7 Euro zusätzlich belastet. Damit ist die steuerfreie Reisekostenpauschale durch das Frühstück mehr als aufgezehrt; kommt noch ein Mittag- oder Abendessen hinzu, hat der Arbeitnehmer dieses aus versteuertem Entgelt zu bezahlen.


Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

Um zu vermeiden, dass der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Anteil der Reisekostenerstat-tung in Höhe von 19 Euro der Lohnversteuerung unterwerfen muss bzw. der Arbeitnehmer diesen Betrag seinem Arbeitgeber erstatten muss, bietet sich eine Bewertung des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert anstelle der Bewertung mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort an. Eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ist möglich, wenn eine sog. Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vorliegt.

Eine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers liegt nach Maßgabe von R 8.1 Absatz 8 Nr. 2 LStR immer dann vor, wenn sich der Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit sei-nes Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen schriftlich in Verbindung setzt, das dem Ar-beitnehmer die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll. Unter diesen Voraussetzungen sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers für das Frühstück (hier: 19 Euro) unbeacht-lich; stattdessen kann das Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Der amtliche Sachbezugswert für ein Frühstück beläuft sich gemäß Sozialversicherungsentgelt-verordnung seit 01.01.2010 auf 1,57 Euro.


Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers gemäß BMF-Schreiben vom 05.03.10

Durch das BMF-Schreiben vom 05.03.10, IV C 5 – S 2353/09/10008, gilt das Frühstück ab-weichend von der Regelung in den Lohnsteuerrichtlinien bereits dann als vom Arbeitgeber veranlasst, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

• die Auswärtstätigkeit wird im Interesse des Arbeitgebers unternommen
• die Aufwendungen werden vom Arbeitgeber ersetzt
• die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt
• der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber befugte Person bucht die Über-nachtung mit Frühstück (z.B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels)
• eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels liegt vor

Die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer anstelle der Buchung durch den Arbeitgeber wird immer dann anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen – z.B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle.

Eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen wird immer dann anerkannt, wenn

• der Arbeitgeber die Kosten erstattet
• der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer z.B. in einer Dienstanweisung, in einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat
• die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System) vorgenommen wird oder
• soweit eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z.B. wegen eines spontanen Einsatz, wegen eines unvorhersehbar länger als geplant dauernden Arbeitseinsatzes bzw. weil das gelistete Ho-tel belegt ist)

Übersicht Bewertungsmaßstab für Frühstück

Frühstück	Bewertungsmaßstab
ist gesondert ausgewiesen	ortsüblicher Endpreis am Angabeort; hier:	19,00 €
Ausnahme Beweirting auf Veranlassung des Arbeitgebers	amtlicher Sachbezugswert	1,57 €
in einer Tagungspauschale enthalten	Herausrechnung mit einem Pauschalbetrag	4,80 €

Fortsetzung folgt