Geminderte Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen

Damit möchte der Gesetzgeber die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichstellen und diese nicht komplizierter gestalten als eine Papierrechnung. Der Steuerberater Günter Zielinski aus Hamburg erklärt, wie die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an das Finanzamt vereinfacht wird.

Elektronischer Datenversand

Unter einer elektronischen Rechnung wird jede Datenübermittlung zusammengefasst, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Rechnungen können per E-Mail, als Text- oder PDF-Anhang, als Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) verschickt werden. Eine wichtige Anforderung ist, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung ohne spezielle Hilfsmittel lesen können muss.

Singnaturpflicht entfällt

Die bisher verbindliche Vorschrift, die Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterzeichnen, entfällt. Hier hat der Gesetzgeber eine technische Hürde aus dem Weg geräumt, denn das Signaturverfahren war mit Aufwand verbunden. Nach dem neuen Gesetz ist es nun möglich Rechnungen elektronisch beispielsweise als PDF Datei oder als E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur auszutauschen, sofern der Empfänger zustimmt. Durch geeignete innerbetriebliche Maßnahmen muss jedoch die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen sicher gewährleistet sein und ein gesicherter Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung hergestellt werden. Für die Einhaltung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens muss keine neue Verfahrensweise innerhalb eines Unternehmens geschaffen werden. Ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, ist ausreichend. Weiterhin müssen Rechnungen die üblichen Merkmale enthalten, die zur Anerkennung beim Finanzamt notwendig sind. Zudem sind auch bei elektronischen Rechnungen die Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Qulle: Günter Zielinski