Die Bedeutung der Korrespondenz – Teil II

In der letzten Ausgabe haben wir gesehen, dass das persönliche Gespräch – mit körperlicher Präsenz und Reaktionsmöglichkeiten der Gesprächsteilnehmer – beim Empfänger die stärkste Wirkung erzielt.

Das Telefonat – eine Kommunikationsart, ohne die wir nicht mehr arbeiten könnten – ist in seiner Wirkung schon schwächer als das persönliche Gespräch.

Warum?

Es erreicht nur noch das hörende Ohr, nicht mehr das lesende Auge. Die nonverbalen Signale, also all das, was zum Beispiel im Einstellungsgespräch den Personalleiter bei seiner Entscheidung "für" oder "gegen" den Bewerber unterstützt – er muss ihn gesehen, erlebt haben, den Bewerber – all das fehlt im Telefonat. Und damit ist dieses Medium – nicht das Bildschirmtelefonat – schwächer als das persönliche Gespräch.

Wir sind aber sowohl im persönlichen Gespräch als auch am Telefon immer persönlich anwesend. Es würde auch etwas seltsam anmuten, wäre es anders. Denn wir sprechen von Kommunikation.

Gesprochene Sprache für Schriftsprache nutzen

Vieles von dem, was Kommunikation ausmacht, ist in der Korrespondenz nicht verwirklicht. Wir senden allein, wir empfangen allein. Das führt beim Schreiber zur Unsicherheit und er bringt schon "sicherheitshalber" mehr zu Papier, als zur Übermittlung des Sachverhalts wirklich erforderlich ist.

Wir greifen auf das Rohmaterial zurück, das wir gespeichert haben, und schütten es – oft ungeordnet und viel zu viel – vor unserem Leser aus.

Eine Schwäche, die wir im persönlichen Gespräch oder am Telefon nicht offenbaren können. Mein Gesprächs oder Telefonpartner würde mich unterbrechen, würde er erleben, dass ich zum "Faselhans" oder "Zungendrescher" werde.

Aber ob im Großunternehmen oder im Kleinbetrieb, jeder Brief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Ja, auch jetzt noch, während des Poststreiks.

Haben Sie den Mut, einfach so zu schreiben, wie Sie sprechen. Lassen Sie Überflüssiges und Selbstverständliches weg, verbannen Sie alte Zöpfe, sagen Sie kurz, knapp und präzise das, was der Andere wissen sollte. Ein klares "Nein" ist wertvoller als jede umständliche Ablehnung.

Benutzen Sie einfache Worte, verzichten Sie auf unnütze Worte, vermeiden Sie unnötige Nebensätze, verwenden Sie aktive Verben und schreiben Sie einen persönlichen Stil.

Ihr Partner wird es Ihnen danken.

Der Autor:

Ernst Lorenzen ist von Beruf Rechtspfleger und Betriebswirt. Nach seiner Ausbildung arbeitete er einige Jahre für die Staatsanwaltschaft. Dann wechselte er in die freie Wirtschaft und war beim Versicherungsunternehmen Deutscher Ring Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Führungskraft in der Bestandsverwaltung der privaten Krankenversicherung, Außenrevisor und verantwortlicher Ausbilder. Seit 1983 ist Ernst Lorenzen als Kommunikationstrainer und Personalberater tätig.