Aktuelles zur Reisekostenreform zum 01.01.2014 (Teil 1)
01.10.2013 — Volker Hartmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Die Reisekostenreform wirft ihre Schatten voraus. In den Personalabteilungen bereitet man sich derzeit mit großem Eifer auf die bevorstehenden Änderungen vor, die zum 01.01.2014 in Kraft treten werden. Hierbei ist zu bedenken, dass es nicht nur Änderungen geht, die sich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung erstrecken. Darüber hinaus geht es auch um arbeitsrechtliche und betriebswirtschaftliche Aspekte, weil die steuerlichen Änderungen auch Auswirkungen auf die monetären Ausgleichsansprüche haben können, die Arbeitnehmer gegenüber ihrem Arbeitgeber haben. Daher ist dieser Beitrag nicht nur für diejenigen von Bedeutung, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beschäftigen, sondern auch für die Personal- und Rechtsabteilungen.
Reisekostenrecht bekommt Gesetzescharakter
Das steuerliche Reisekostenrecht wird zum 01.01.2014 umfassend neu geregelt. Die Rahmenbedingungen werden aus den Lohnsteuerrichtlinien entfernt und in das Einkommensteuergesetz übertragen. Damit bekommt das Reisekostenrecht Gesetzescharakter. Wesentlicher Vorteil der gesetzlichen Regelung ist die Rechtssicherheit. Während die aktuellen Regelungen in den Lohnsteuerrichtlinien lediglich Bindungswirkung für die Finanzverwaltung entfalten, hat das das künftig im Einkommensteuergesetz verankerte Reisekostenrecht durch seinen Gesetzescharakter künftig Bindungswirkung für alle Beteiligten. Die Rechtsprechung kann sich daher künftig nicht mehr ohne Weiteres über die Regelungen in den Lohnsteuerrichtlinien hinwegsetzen und das Reisekostenrecht nach Herzenslust gestalten, wie in der Vergangenheit z.B. bei der Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte und der doppelten Haushaltsführung geschehen.
Steuerfreie Reisekostenerstattungen
Das Reisekostenrecht ist in der Lohn- und Gehaltsabrechnung von wesentlicher Bedeutung, weil die Erstattungen des Arbeitgebers steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung sind. Das gilt jedoch nur dann, wenn die steuerlichen Rahmenbedingungen eingehalten und die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vom Arbeitgeber nachgewiesen werden. Wenn die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nicht vorliegen, kann das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung den zu Unrecht steuerfrei belassenen Arbeitslohn in steuerpflichtigen Arbeitslohn umqualifizieren. Damit Sie sich auf die Neuregelungen einstellen können, werden wir Ihnen an dieser Stelle in nächster Zeit einen Überblick über die wesentlichen Neuregelungen geben.
Aus der regelmäßigen Arbeitsstätte wird die erste Tätigkeitsstätte
Wesentliche inhaltliche Neuregelung des neuen Reisekostenrechts ist die Abschaffung des Begriffs der regelmäßigen Arbeitsstätte. Anstelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt die sog. erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist laut § 9 Absatz 4 EStG 2014 eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen gelten nicht als Tätigkeitsstätte.
Durch die Erweiterung auf Einrichtungen eines verbundenen Unternehmens und eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten wird der Bereich der der Erste Tätigkeitsstätte deutlich erweitert und entsprechend der Bereich, in dem vom Arbeitgeber steuerfreie Reisekostenerstattungen gewährt werden können, erheblich eingeschränkt.
Auswirkungen auf Reisekostenrecht, Dienstwagenbesteuerung und Fahrtkostenzuschuss
Reisekosten dürfen vom Arbeitgeber nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte tätig wird und die Mindestabwesenheitszeiten eingehalten werden. Darüber hinaus hat die Neudefinition der ersten Tätigkeitsstätte Auswirkungen auf die Dienstwagenbesteuerung. Ist die Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers als erste Tätigkeitsstätte zu qualifizieren, muss ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden. Ein vom Arbeitgeber gewährter Fahrtkostenzuschuss ist steuerfrei, wenn Reisekostengrundsätze vorliegen; ansonsten handelt es sich um einen steuerpflichtigen Fahrtkostenzuschuss.
Festlegung durch den Arbeitgeber
Die Festlegung, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, ist grundsätzlich vom Arbeitgeber vorzunehmen. Wenn der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch macht, erfolgt die Bestimmung nach der Gesetzesdefinition hilfsweise nach quantitativen Kriterien. Ein Arbeitnehmer kann grundsätzlich immer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Dies gilt auch dann, der Ihr Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten hat.
Aktuelle BFH-Rechtsprechung wird gegenstandslos
Die aktuelle BFH-Rechtsprechung mit der Ausrichtung nach qualitativen Aspekten (vgl. BFH-Urteile vom 09.06.11) ist durch die gesetzliche Neuregelung gegenstandslos geworden. In diesem Zusammenhang spielt es künftig keine Rolle mehr, ob der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit an der Tätigkeitsstätte erbracht wird, ob die Tätigkeitsstätte eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber weiteren Tätigkeitsorten hat, welche Tätigkeit an den verschiedenen Arbeitsstätten im Einzelnen ausgeübt wird und welches konkrete Gewicht dieser Tätigkeit zukommt.
Beispiel: Die Arbeitnehmerin Sonja Sonnenschein wird von ihrem Arbeitgeber an drei Tagen in der Woche in der Filiale in der Innenstadt und an zwei Tagen in der Woche in der Filiale am Stadtrand eingesetzt. Weil der Arbeitgeber die Filiale am Stadtrand als erste Tätigkeitsstätte bestimmt hat, gilt diese Festlegung, auch wenn die Arbeitnehmerin an drei von fünf Tagen an einem anderen Ort tätig wird.
Daher handelt es sich bei den Fahrten von der Wohnung zur Filiale am Stadtrand um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und bei den Fahrten von der Wohnung zur Innenstadtfiliale um Fahrten nach Reisekostengrundsätzen. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber bei den Fahrten zur Filiale in der Innenstadt einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss gewähren kann bzw. bei Gestellung eines Dienstwagens keinen geldwerten Vorteil für diese Fahrten anzusetzen braucht. Darüber hinaus können vom Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen gewährt oder alternativ Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Fortsetzung folgt
Der Autor:
Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.
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